★ 什麼是智慧辦公室？

打造智慧辦公室

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大多數設施和房地產經理似乎都同意，「智慧辦公室」的新時代正在慢慢出現。即使「智慧辦公室」的歷史可以追溯到早在 1990 年，隨著網際網路的出現和大多數勞動力都有電腦的可用性，這個術語現在已經發展到涵蓋了我們更多的工作環境。但是，什麼是智慧辦公室，將我們的辦公室改造成一個辦公室有什麼好處？

本報導目的在簡要概述智慧辦公室的含義，它通常需要哪種類型的智慧技術，以及它可以給員工和設施經理帶來什麼好處。智慧辦公領域的成長不能再被忽視了，現在是時候讓我們都考慮它，將在我們的職業生活中發揮什麼作用了。

什麼是智慧辦公室？

那麼什麼是智慧辦公室？智慧辦公室或智慧辦公解決方案是一種辦公空間，它結合了現代技術，透過最佳化辦公環境來提高和提高員工的生產力、體驗和效率，同時保持辦公空間的環保性和成本效益。這通常以兩種不同的方式進行管理，首先是引入工具，支援員工在辦公空間中查詢、使用和協作，其次是為設施經理提供分析功能和工具，以最佳化智慧系統的空間使用。

為什麼空間管理對智慧辦公室很重要？

「智慧辦公室」的核心在於最佳化。就像智慧手機如何徹底改變我們使用手機的方式一樣，「智慧辦公室」目的在徹底改變我們度過大部分職業生涯的空間。

如今，智慧辦公解決方案技術被視為留住員工和為企業招聘新人才的關鍵。使員工花費大量時間的辦公空間現代化，對員工體驗與傳統工作工具同樣重要。

智慧辦公室的主要好處是什麼？

什麼可以歸類為智慧辦公技術？

什麼可以歸類為智慧辦公技術？

由於智慧辦公技術領域非常多樣化，與該術語最常相關的技術可以具有廣泛的功能、智慧裝置和用途。但一般來說，當談論智慧辦公技術時，人們傾向於談論：

互動式平面圖

智慧辦公技術的一個主要精髓，是為辦公室提供互動式平面圖，以繪製辦公室佈局和所有辦公資源。特別是在大型辦公空間，員工很難找到合適的資源，如會議室和工作空間。互動式平面圖通常從應用 app 或 Kiosk 資訊站螢幕上顯示，可以大大減少嘗試尋找資源的時間，並幫助員工在工作日執行小任務時更有效率。

門禁控制

智慧辦公技術不僅僅限於資源查詢和尋路，而且首先還包括我們如何進入辦公室的過程。智慧辦公室通常使用某種形式的智慧門禁控制，只有預訂了當天會議或服務檯預訂的員工才能訪問。或者使用二維碼，讓客人無需接待即可直接進入辦公室。

訪客管理

智慧辦公技術也為管理訪問者提供了很好的工具。現在，用簡單的二維碼讓訪客進入，然後使用尋路工具引導到正確的會議室，而不是讓客人在接待處等待迎接他們。許多智慧辦公解決方案還允許在預訂房間的同時訂購餐飲，確保為你的客人提供最佳服務，而不會有壓力或等待。

桌面預訂軟體

在混合工作環境中，固定座位安排將不再具有經濟永續性。智慧辦公技術提供智慧和實用的熱辦公桌解決方案，保證員工在來辦公室時能坐到座位。工作區可以提前預訂，也可以在抵達辦公室時預訂，從而營造一種安全感和認可感。市場上最先進的智慧辦公解決方案還提供數位考勤日曆，員工可以看到他們的同事計劃何時在辦公室，以及他們預訂了哪些工作空間，因此他們有機會預訂附近的工作空間。

什麼是熱書桌？

Hot Desking 軟體還幫助員工過濾最適合他們需求的資源。例如，如果員工需要雙螢幕來執行任務，他們可以在該裝置之後進行篩選，並只顯示符合這些標準的選項，完全排除了獲得未最佳化工作空間的風險。

會議室管理軟體

我們的會議室（meeting rooms）和會議室（conference rooms）比以往任何時候，都更需要智慧辦公技術，才能成為智慧會議室。視訊會議的興起需要為我們的會議室配備一套全新的裝置，由於辦公室出勤率不再是保證，因此需要智慧辦公室解決方案，來最佳化我們使用的會議室，這取決於所需的裝置和實際現場參加的人數。最好的智慧辦公解決方案提供智慧房間預訂軟體，允許員工預訂適合他們需求的會議室，如果沒有人出席會議，則會自動釋放房間，使其可供他人使用。

公司可以從會議室排程系統中獲得什麼好處

透過使用感測器和預訂軟體，可以在互動式平面圖上顯示佔用率，為員工提供辦公室可用性的真實生活概覽。員工還可以找到會議室的確切位置，並直接找到它，而不是搜尋它。

故障報告和支援請求簡化

裝置故障是一個常見的問題，可能會使看似高效的會議，在一分鐘內變得沒有成效，而員工和設施人員之間缺乏有效的溝通，可能會使簡單的問題需要很長時間才能解決。智慧辦公技術通常提供簡單的解決方案，使支援請求的建立對所有人都來說都容易和管理。員工可以直接在手機上註冊故障報告，並附上帶有描述的圖片，而不是一直到接待處報告問題。故障報告與相關資源直接相關，便於查詢和解決。

同事的發現

據估計，在混合工作環境中，尋找同事只會變得更加複雜。智慧辦公技術可以幫助員工，以更有效的方式找到彼此以及他們坐的位置。這可以透過室內定位軟體或顯示白天誰預訂了辦公桌，以及辦公桌的位置來完成。這是智慧辦公技術的最大好處之一。

同事在hyrbid工作場所發現的指南

工作場所分析

最後，讓我們不要忘記智慧辦公技術最重要的一個方面，即工作場所分析。智慧辦公技術通常提供廣泛的分析功能，使設施經理能夠分析辦公室的使用情況，哪些資源受歡迎，有多少幽靈預訂，隨著時間的推移，一週內有多少人在辦公室，等等。當越來越多的公司進行混合時，分析在設施經理尋求最佳化工作場所時非常重要。可能性是無窮無盡的。傢俱可以移動到最佳位置。辦公空間可以減少，辦公桌可以得到最需要的裝置，設施經理可以透過比較不同時間段的數據資料，來衡量辦公室變更的成功。

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感測器和其他硬體

智慧辦公技術不僅指軟體，還指各種硬體產品，如智慧感測器、會議室螢幕、Kiosk 資訊站螢幕、可用性指示燈和室內定位感測器。感測器可用於測量會議室或辦公桌中的存在，根據某人是否在房間裡自動開啟和關閉燈，當有人接近溫度控制時，自動開啟門，作為更智慧的氣候控制系統。所有現代辦公室都安裝了某種形式的感測器，可能性是無窮無盡的！

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智慧辦公室有什麼好處？

智慧辦公室有很多好處。首先，它有機會最佳化混合工作場所，並最大限度地減少日常生活中效率低下造成的摩擦。首先，據估計，員工每天花 15 分鐘尋找他們需要的資源，使用智慧技術可以大大減少這個數字。其次，智慧辦公技術對員工體驗、員工福祉和員工留用有很大好處。第三，智慧辦公技術提供了許多分析功能，幫助設施經理最佳化辦公空間並處理支援請求。