什麼是無紙化辦公？企業為何該採用無紙化辦公？無紙化辦公的優勢遠不止於環保！本報導將深入探討無紙化辦公的種種好處，介紹無紙化辦公的趨勢，並闡述如何打造無紙化辦公環境，幫助你輕鬆轉換到無紙化工作空間，實現高效的無紙化管理！
目錄
I. 什麼是無紙化？ 跟進企業和辦公室的無紙化趨勢
A. 世界各地的無紙化趨勢
B. 什麼是無紙化辦公室？
II. 不僅僅是環保！ 無紙化業務的7個好處
- 好處1：簡化工作流程
- 好處2：節省空間並改善管理
- 好處3：降低營運成本
- 好處4：提高工作場所的靈活性
- 好處5：提高工作效率和生產力
- 好處6：增強資料安全性
- 好處7：環保，防止資源浪費
III. 如何實施無紙化辦公室？
- A. 紙質文件的數位化
- B. 簡化紙質工作流程
- C. 建立雲資料庫
- D. 最佳化數位管理
IV. 最好的無紙化管理助手：圖靈證書！
一、什麼是無紙化？追蹤企業和辦公室的無紙化趨勢
「無紙化」一詞指的是用數位工具取代紙張，目的在最大限度地減少日常生活中紙張的使用。
造紙需要消耗大量的木材和水資源。根據世界自然基金會（WWF）統計，全球造紙業的能源消耗量，在所有行業中排名第四。此外，造紙過程也會產生廢棄物和碳排放。根據台灣造紙工業協會統計，造紙業每年排放約440萬噸溫室氣體。為了保護環境和實現永續發展，推廣無紙化已成為世界各國政府和企業的共同目標。
A. 全球無紙化趨勢
為了因應無紙化營運的需求，一些國家已經實施了相關政策，推動數位化轉型。
日本：2018年，日本政府修訂了《學校教育法》，推廣電子教科書與紙本教科書的結合使用。教育部計劃在2024年前逐步推廣電子教材，減少紙本教材的使用。
丹麥：丹麥政府一直致力於推動無現金社會。 2016年，丹麥中央銀行停止印製新鈔，以鼓勵數位支付。到2018年，丹麥只有約13%的交易使用現金。
杜拜：2020年，杜拜政府將所有政府交易轉移到基於區塊鏈的線上加密系統，每年可減少近1億筆紙本交易，幫助政府機構實現全面無紙化辦公室。
台灣：台灣推行了許多無紙化政策。例如，電子收據已廣泛使用，多個城市採用智慧停車系統，無需發放紙本繳費單即可停車。行政院和立法院也已實施無紙化會議系統。
B. 什麼是無紙化辦公？
無紙化辦公是指最大限度減少或消除紙張使用的工作流程。它不僅限於辦公室。任何企業或產業都可以採用無紙化辦公模式。
企業為何要推行無紙化辦公室？這對公司來說真的必要嗎？
早在2004年，聯合國全球契約組織就在《誰在乎誰贏》（Who Cares Wins）報告中提出了「ESG」（環境、社會和治理）的概念，強調這些因素是評估公司成功與否的關鍵標準。這一點至關重要，因為國際客戶通常會評估公司的ESG報告，以決定是否與其合作。
工作場所的紙張浪費問題與環境問題密切相關。因此，對於致力於實踐ESG原則的企業和政府而言，無紙化辦公無疑是至關重要的一部分。
二、不止環保！無紙化辦公室的七大好處
無紙化辦公的優勢不勝枚舉。它不僅有助於環境永續發展，也能為企業帶來許多實實在在的好處。
無紙化優點 1：減少作業流程
無紙化能夠減少許多不必要作業流程。舉例來說，以電子公文取代傳統的紙本公文，從通知、簽核到公文的傳遞，只需透過網路雲端就能進行，減少了實際往返不同單位的流程，省下更多的工作時間。
無紙化優點 2：節省空間、便於管理
傳統的紙本資料一定會需要倉儲/儲物空間來存放。無紙化後，原先被紙本資料佔去的空間便能做額外的利用，儲存在雲端系統的數位資料也更好管理，不用像紙本資料一樣，要辛苦地歸檔、分類或有遺失風險。
無紙化優點 3：降低營運成本
紙本資料背後隱藏許多零碎成本，舉凡紙張購買、印表機維護、印表機的墨水、碳粉、列印的電費、紙本資料管理都是開銷，企業無紙化的推行能夠幫助企業省下這些成本支出。
無紙化優點 4：提升辦公彈性
當企業的工作環境都漸漸數位化、無紙化，辦公的彈性也更加提升了。我們可以不受限於固有的工作場所和工作狀態，讓工作更有效率。
舉例來說，企業可以用線上的方式與客戶溝通，不必非要傳遞紙本資料（無紙化會議）；員工不需要跨部門傳送紙本公文，可以直接利用電腦遠距執行。
無紙化優點 5：提升工作效率與生產力
透過企業無紙化省下的時間、空間與營運成本，能夠轉移到最重要的核心工作上，幫助企業內部員工的工作效率與生產力大幅提升。
無紙化優點 6：提升資訊控管安全性
紙本資料數位化後，機密、重要的資料都由加密系統控管，並嚴密管理所有使用者的資訊存取權，只有經過授權的人能審閱其中的資料。相較於傳統紙本，無紙化後的數位資料管理較不容易有竊盜、遺失的風險，提升了資訊控管的安全性。
無紙化優點 7：環保友善，避免自然資源浪費
無紙化可以減少碳排放、用水量與樹木砍伐量，達到環保友善、自然資源永續利用，是企業無紙化最基礎的目的與優點。
三、企業無紙化辦公怎麼做？
如果想要實際執行企業無紙化，我們可以怎麼做？
（一）紙本文件數位化
企業無紙化最常見的方法，是將紙本文件數位化（Digitization），使紙本文件轉換為電子文件形式，讓其能夠在電子設備和行動裝置（例如：電腦、USB、公務手機、雲端系統）上自由存取、管理。
紙本文件常見的數位化方式有：
- 文字識別（OCR）：OCR 的完整名稱是「光學字元辨識」，是一種可以將圖像上的手寫文字、印刷文字轉換為機器可讀取之編碼文字的技術。簡單來說，OCR 可以使我們輕鬆擷取紙本文件和圖片中的文字與資訊，並將其內容儲存在雲端系統上。
- 掃描：我們可以透過掃描器將紙本文件轉換為電子文件，以 PDF 或 PNG 等不同檔案種類的方式儲存在雲端系統。
（二）簡化紙本作業流程
企業無紙化也可以從簡化紙本作業流程開始做起。舉例來說，透過電子簽署來取代傳統的手寫簽名或蓋章，直接簡化了簽合約、批准公文等工作流程。
討論到電子簽署的形式，我們一定會提到「電子簽章」與「數位簽章」，許多人容易將兩詞誤用，實際上這兩者是不同的：
- 電子簽章（Electronic signature）：電子簽章是一個廣泛的統稱。只要是在電子文件上的，用來驗證文件簽署人身分與文件真偽的辨識簽章，都算是電子簽章。例如：通訊行在與民眾簽訂手機合約時，利用電子簽名板使民眾在電子文件上簽署名稱，這就算是電子簽章的一種。
- 數位簽章（Digital signature）：數位簽章相較於電子簽章，更多了一層加密技術的防護，需透過金鑰密碼學的公鑰、私鑰才能用來作為簽名與身分驗證，私鑰可以讓使用者加密、生成簽名，公鑰則是讓另一方解密、驗證簽名。
（三）建立雲端資料庫
紙本檔案數位化後，雖然不再需要傳統的倉儲空間，但我們需要建立線上的雲端資料庫，統一由該中心化資料庫來管理、存取這些檔案。
（四）優化數位管理
資訊安全需求、資安意識（Information security）隨著全面數位化時代的來臨也跟著高漲，即使數位化資料便於管理，我們仍要更謹慎、小心地看待相當於公司資產的機密資訊，優化企業的數位管理，以防駭客的侵擾。
四、無紙化管理服務，唯一推薦圖靈證書！
圖靈證書 Turing Space 於 2020 年創辦，以信任科技（TrustTech）為核心，資安及區塊鏈技術為基礎，致力解決全球各產業繁雜的數位驗證與管理問題，建立無國界的數位信任網，推進世界數位轉型的進程。
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