近年來，隨著企業為了應對混合辦公模式的成長和對更高能源效率的需求而重新評估其房地產需求，智慧辦公室的潛在優勢日益凸顯。
麥肯錫於2020年8月對278位高階主管進行的一項調查發現，由於越來越多的員工選擇在家工作或採用靈活的工作方式，偶爾前往辦公室，受訪者平均計劃將辦公空間減少30%。烏克蘭戰爭後，能源成本急劇上升，因此改善能源控制至關重要。這場風暴加速了智慧辦公室解決方案的成長。
本文闡述了當今智慧辦公室的概念和範圍，描述了其關鍵組成部分，並概述了部署智慧辦公室技術的優勢。
什麼是智慧辦公室？
那麼，什麼是智慧辦公室呢？了解智慧辦公室的含義至關重要，因為隨著智慧辦公室技術的發展，其定義和解讀也會改變。
根據 Gartner 的定義，智慧辦公室是一個實體或數位環境，其中人員與技術整合系統在開放、互聯、協調和智慧的生態系統中互動。在智慧辦公室系統中，自動化和技術透過提高能源效率、增強安全性和簡化業務流程來改善工作場所環境並降低相關成本。
從另一個角度來看，智慧辦公室技術和智慧辦公室系統旨在改善工作場所，提供管理和自動化工具，幫助員工更聰明、更有效率、更有效率地工作。
日益數位化的勞動力意味著人們現在依賴科技來完成日常任務。智慧辦公室技術在響應式工作場所中的作用是使環境變得智慧化，並根據職業水平和工作流程進行調整。在這裡，互聯技術、數據分析和智慧辦公室自動化確保工作場所能夠適應員工在不同時間的特定需求。
智慧辦公空間已經從最初的透過管理環境因素來控製成本的目標發展到為增強員工在工作場所的體驗奠定基礎。為了因應這些轉變，工作場所技術的定義也在改變。智慧辦公室由利用機器學習、物聯網 (IoT)、大數據和智慧分析的工作場所技術提供支援。這些先進的智慧辦公室解決方案內建於從感測器到攝影機等各種設備中，使物業經理能夠收集和分析大量數據，從而做出更明智的業務決策。隨著勞動力和新工作趨勢的變化，一種新型技術驅動的辦公室正在不斷發展，以應對下一代工作場所的挑戰。
智慧型辦公室系統和產品的類型
並非所有智慧辦公室都必須使用本文概述的所有技術。事實上，最佳的解決方案組合才是對實現公司或空間目標最有效的方案。
智慧辦公室產品可以監控和自動化影響工作場所品質和永續性的環境因素，從照明到暖氣再到空調。智慧辦公室解決方案還應包含能夠提高營運效率、促進協作並確保工作場所安全可靠的產品。
智慧照明解決方案使用感測器根據佔用情況開啟或關閉燈光。例如，照明控制可以與自動百葉窗集成，以最大限度地利用自然光並降低照明成本。日光感應器可調節燈光的亮度，以配合一天中不同時間所需的光照水平。運動感應燈可防止無人使用時燈光一直亮著，同時也能兼作實體安全措施。
智慧暖通空調系統可自動控製暖氣和空調系統，根據佔用情況和天氣預報調節溫度，從而降低能源成本並確保舒適的工作環境。這些解決方案與樓宇管理和分析工具結合，也能幫助企業更快地識別和解決潛在問題。
智慧辦公室的環境感測器可監測工作場所的空氣和感官變化，例如一氧化碳、濕度或顆粒物污染程度。這有助於維持健康的工作環境。此類智慧感測器可連接到其他樓宇系統，在必要時觸發額外的空氣循環或解鎖門鎖，以便在緊急情況下順利疏散。
智慧感測器還可以解決其他安全問題，例如工作場所的攻擊行為或吸煙或電子煙等違禁活動。例如，HALO 智慧感測器是一款一體化設備，可即時偵測電子煙、槍聲甚至求救訊號。這些感測器在無法進行視訊安防的區域（例如衛生間或其他私人空間）的安防方面尤其有用。
許多智慧感測器可以與現有的安防系統無縫集成，從而將即時警報直接發送到您的視訊管理系統 (VMS)。當偵測到異常時，HALO 智慧感測器會向您的安防團隊發送通知，以便他們調查情況並迅速採取行動。
智慧門禁系統讓員工和訪客更方便進出樓宇，降低未經授權進入的風險，同時提供寶貴的佔用率數據。員工和授權訪客可以向電梯門禁系統或建築入口門禁系統出示不同類型的憑證，包括移動和生物識別解決方案。智慧辦公室門禁系統的數據還能提供當前和歷史的佔用率和利用率信息，從而改進容量和佈局規劃，這在混合和靈活的工作環境中尤為重要。結合訪客管理等先進的門禁技術，不僅可以提升辦公室的安全性，還能在潛在訪客和訪客眼中提升專業形象。
智慧型視訊安防攝影機可融入人工智慧和機器學習功能，使其能夠自動向團隊發出異常活動或構成威脅的特定事件的警報。智慧型視訊安防（例如智慧球型攝影機或子彈型攝影機）還可以與運動感應器和入侵偵測感應器連接，當這些感應器感應到事件時，就會啟動攝影機。這種智慧功能可以在潛在風險升級之前識別它們，從而加快安全通知速度並增強安全性，同時還可以更輕鬆地在 DVR 或 NVR 系統上儲存的鏡頭中搜尋和定位特定事件。
基於雲端的安控系統和軟體有助於簡化智慧辦公室的管理，提供來自商用門鎖、安控攝影機和門禁讀卡機的即時資訊和狀態更新。安控團隊可以透過在雲端傳輸和儲存的商用安防攝影機訊號以及感測器和警報通知，遠端監控建築物。
對於採用混合工作模式和跨地理分散式團隊的企業而言，協作工具非常重要。辦公室團隊成員需要與遠距辦公或衛星辦公室的同事高效協作，以保持專案進度。視訊會議解決方案以及文件和資料的雲端儲存支援虛擬會議，並簡化安全的內容共享，以確保有效的會議成果。
會議室管理系統改善了智慧辦公室中會議室或會議室的管理。透過將管理系統與員工的日曆、內部會議日程和計劃的客戶拜訪同步，物業經理可以全面了解空間可用性，並更有效率地處理預訂。
對於混合型和靈活型辦公室而言，辦公桌管理軟體至關重要，因為這些辦公室對工作空間的需求每天都在變化。一個全面的辦公桌預訂平台（也稱為熱辦公桌軟體）意味著員工可以提前預訂計劃內的工作空間，或在需要臨時訪問時搜尋空閒的辦公桌。辦公桌預約管理軟體的數據可用於分析使用情況並規劃容量，從而優化辦公室使用率。
利用自動化智慧辦公室解決方案實現混合辦公
雖然智慧辦公室的重點在於改善實體工作場所並鼓勵員工充分利用空間，但智慧辦公室也可以改善遠距辦公員工的工作環境，確保他們能夠高效工作，並繼續感受到自己是公司不可或缺的一部分。
協作工具可以維持日常聯繫，並確保遠端團隊成員能夠充分參與虛擬會議。此外，並非所有智慧辦公室都配備協作工具，但智慧會議室本身整合了硬體和軟體，以便與會者可以親自或遠端加入。這項創新技術非常適合希望在遠距辦公時也能召開高效會議的彈性辦公人員。
適用於混合工作場所的會議室和辦公桌管理軟體，為前往辦公室開會或參與需要面對面工作的專案的員工提供了便利。然而，進入辦公室也同樣重要。配備行動門禁憑證的智慧辦公室解決方案，讓臨時訪客或員工能夠更輕鬆地申請門禁權限並輕鬆進出。
基於雲端的文件、數據和業務應用程式使遠端員工能夠在任何地點高效工作。借助合適的網路安全工具和最佳實踐，在不同地點和員工之間共享資料非常便捷，且不會損害安全性。
安全團隊也可以從支援雲端的安全工具中受益。他們可以更輕鬆地在場地內移動，或透過全天候可見性遠端管理安全性。遠端存取攝影機錄影、雲端安全警報以及存取安全控制功能，使他們能夠驗證關鍵事件並採取行動，而無需綁定到實體工作站或專用電腦。
智慧辦公室技術和自動化的優勢
對於任何規模的組織來說，投資智慧辦公室技術和解決方案都是一項重大舉措。從硬體和軟體成本到安裝再到培訓，實施新技術似乎不值得付出努力。然而，智慧辦公室可以幫助改變工作場所，提高生產力和團隊合作，同時提高能源效率並降低管理成本。
舒適、健康、安全的工作環境
高水準的環境控制和智慧辦公室自動化創造了一個讓員工無論外部天氣狀況如何都能舒適工作的環境。空氣監測和火災或煙霧偵測感測器也確保了環境安全，降低了健康風險，並協助預警緊急情況。門禁系統、安全門和全景IP攝影機等安防攝影機確保只有員工和授權訪客才能進入工作場所，從而確保員工及其財產的安全。
提高生產力
存取基於雲端的應用程式和數據、工作流程自動化以及舒適的工作環境對生產力做出了重要貢獻——無論對於現場員工還是遠端員工。
例如，自動化流程和智慧技術可以幫助安保團隊提高效率。智慧安防攝影機（例如整合 PTZ 安防攝影機）內建分析功能，可協助安防團隊標記任何位置的潛在問題，並觸發警報，讓團隊了解當前需要關注的重點。此外，智慧閉路電視分析功能還能更輕鬆快速搜尋錄影，無需長時間觀看影片。
增強團隊合作
會議室管理和協作工具等智慧辦公室技術可將團隊成員聚集在一起，無論他們身在何處。這有助於推動創新和戰略計劃，同時確保專案按時完成並縮短上市時間。透過快速簡便地協調團隊日程、設定視訊會議以及向必要人員授予辦公室訪問權限，團隊可以減少對會議後勤的關注，將更多精力放在手頭的任務上。
改善人才招募和留任
採用最新技術的智慧辦公環境有助於吸引新人才並留住現有員工。員工變革的關鍵驅動因素之一是疫情期間科技的快速普及。如今，科技已成為日常生活的重要組成部分，因此，合適的科技成為員工考慮就業選擇的關鍵因素。
提升公司聲譽
對於來訪客戶而言，智慧高科技工作場所彰顯了公司不斷進取並致力於投資未來。智慧節能技術的引進也反映了公司對永續發展的承諾。這有助於加強業務關係，提升公司在市場上的形象。更強大的智慧安全配置可以讓客戶確信公司將業務連續性放在首位，同時有助於降低可能損害公司聲譽的安全漏洞風險。
提高能源效率
智慧環境控制系統能夠根據佔用率和不斷變化的天氣狀況做出回應，使企業能夠根據需求匹配用電，從而優化能源使用。整合的智慧辦公技術能夠增強所有系統的控制力和可視性，減少冗餘，並提供關鍵洞察，幫助企業了解哪些辦公系統可以隨著時間的推移提高效率。
降低營運成本
將混合辦公空間與智慧辦公解決方案結合，可以幫助企業減少空間需求和相關的能源成本。根據容量優化空間使用率還可以消除過度訂購耗材的風險，從而降低整體營運成本。
智慧辦公室還能節省許多其他成本。例如，常規系統和軟體更新可以自動處理，也可以透過雲端無線更新。這種智慧辦公室自動化技術無需安排昂貴的現場維護，並延長了系統正常運作時間。對於安全團隊而言，遠端存取資料和控制可以縮短回應時間，並使他們能夠在任何位置完成任務，例如驗證存取請求和監控高風險區域。
更高的投資報酬率
智慧辦公系統帶來的生產力、創新和成本效率的提升，可以為智慧辦公室技術帶來可衡量的投資回報。此外，憑藉內建的人工智慧和機器學習功能，智慧辦公室技術將隨著時間的推移而不斷變得更加精準和高效。利用基於雲端的智慧辦公技術，物聯網設備還可以自動更新最新的功能和效能，因此無需每隔幾年就更換系統。
規劃智慧辦公室設計時需要考慮的事項
在對智慧辦公室設置進行詳細規劃之前，請務必與所有利害關係人分享您的智慧辦公室理念和想法。這有助於達成共識並致力於變革。
智慧辦公室設計方案應著重改善現有員工的工作條件，並考慮以下重要的最佳實務。
- 它應具有靈活性，以適應混合模式下不斷變化的佔用率，並應具有可擴展性以滿足未來的成長需求。
- 許多智慧辦公產品都能改善工作環境，因此，確定並優先考慮能夠帶來最大價值的解決方案至關重要。
- 諮詢在智慧辦公室設計和智慧建築技術方面經驗豐富的技術和安全專業人士，可以幫助規劃團隊獲得專業知識，從而避免代價高昂的錯誤。
- 組件之間的整合和互通性是智慧辦公室自動化的關鍵，因此，選擇以開放標準設計和建構的產品和系統非常重要。
- 智慧型設備和其他智慧辦公室產品的預算應包含安裝、整合以及長期維護和升級成本，以此作為計算全生命週期成本的基礎。
- 為規劃中的智慧辦公室解決方案設定指標，有助於企業領導者評估解決方案的主要優勢並計算投資報酬率。
為您的企業選擇智慧辦公室系統
企業領導者和物業經理在規劃智慧辦公室解決方案時，會考慮許多因素。此解決方案應為員工和訪客提供最佳體驗，同時降低成本、提高能源效率和成本，並最大限度地提高安全性。投資最新的辦公室技術和自動化辦公設備，也將為員工、利害關係人和訪客帶來好處。
如果您想增強辦公室或實體場所的安全性，同時利用智慧技術更好地管理辦公空間和業務營運，請諮詢專家。
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