★ 智慧辦公技術完整指南

未來的辦公場所會是長的什麼樣？

IDVIEW 最佳工地管理解決方案

openpath

什麼是智慧辦公解決方案？

智慧辦公室使用技術來提高生產力和協作。智慧辦公自動化和技術還透過能源效率、增強安全性和簡化流程來改善工作環境。透過利用連線的技術和資料分析，來確保工作場所能夠滿足每名獨特員工的具體需求，智慧辦公室能夠快速適應和發展其組織。

如何選擇合適的智慧辦公技術
智慧安全和門禁控制系統
會議室和空間管理
協作工具
智慧辦公配件
辦公用品管理
智慧辦公配件
規劃你的智慧辦公室清單
冠狀病毒大流行後辦公室的智慧技術
智慧辦公室的高階安全管理

1. 如何選擇正確的智慧辦公技術

運動啟動的前門攝影機。知道你雞蛋用完的冰箱。語音助手可以回答幾乎任何問題 —— 併為你訂購這些雞蛋。智慧建築技術在我們家隨處可見，但你的辦公室上一次升級是什麼時候？隨著對更好、更現代技術的期望進入工作場所，有一些實用的解決方案、工具和更新可以將你的企業空間轉變為明天的智慧辦公室。是時候讓你的辦公技術更聰明地工作，而不是更努力了。

在規劃或重新設計辦公空間時，選擇正確的技術是關鍵。並非所有智慧辦公解決方案對每家公司都是必要的，因此在最佳化辦公室升級的空間和預算時，考慮到你個人組織的需求很重要。使用此辦公技術指南，瞭解在更新辦公室時應考慮哪些智慧解決方案。

2. 智慧安全和門禁控制系統

智慧辦公技術的一個經常被忽視的方面，是員工實際進出大樓的方式。如果你的安全系統阻礙了日常流程，或使你面臨違規風險，你的辦公室到底有多聰明？選擇像 Openpath 這樣的門禁控制解決方案，該解決方案完全可定製，實現無縫整合，並提供高階、最先進的安全性。

選擇一個基於雲的安全系統，該系統可以從一個簡單的介面遠端管理。
透過使用者智慧手機的方便、擴音解鎖方法節省時間和麻煩。
從任何地方都能充分看到風險，具有影像監控門禁、反尾隨整合和封鎖解決方案。
透過消除對鑰匙卡、離岸價和現場伺服器維護的需求來降低成本。
透過使用者的智慧手機使用雙重身份驗證增強安全性，內建指紋掃描和臉部辨識。
使用可以透過文字或電子郵件傳送的連結，訪問行動客人通行證，使訪問者管理簡單有效。
輕鬆與其他安全應用程式整合，如影像監控、目錄管理、通訊平台和報告生成軟體。
光滑的設計，正好適合現代辦公環境。

最主要智慧辦公自動化整合

訪客管理：特使
影像管理：Camio、Milestone、Cisco Meraki
人員配置和員工管理：G Suite、Okta和Active Directory

3. 會議室和空間管理

智慧辦公室的第一條規則是最佳化你的空間。安裝會議管理平台，可以幫助你的團隊更好地利用空間，即使在小辦公室也是如此。

監控房間使用情況並與日曆同步，以便在給定時間完全檢視可用空間。
加快預訂請求，減少雙重預訂會議空間，並通知與會者會議時間或地點的變化。
滿足餐飲和裝置的請求，全部來自一個地方。
管理員和 IT 部門可以更好地瞭解投資哪些型別的裝置，以及如何重新配置空間以更好地為團隊服務。

會議空間自動化的整合

日曆和協作：G-Suite
預訂軟體：Office 365
裝置和 IT 請求：Zendesk

4. 協作工具

在遠端工作日益普遍的時代，擁有允許團隊協作的技術是智慧辦公室必備品之一。

使用視訊會議軟體來適應遠端工人和旅行時間表。
投資高品質的網路攝影機和影像裝置，使虛擬會議和演示更有效。
安裝虛擬白板軟體，允許遠端和場外員工像親自一樣參與。
將檔案和資料儲存在雲伺服器上，這樣你的團隊就可以從任何地方訪問他們需要的東西。確保你的已加密，以增加安全性。

溝通：Slack

5. 智慧能源解決方案

現代能源解決方案，是你可以進行的最有效的智慧辦公投資之一，可以提高效率，並減少辦公室的碳足跡 —— 這是一項重大技術雙贏。

投資物聯網感測器，該感測器使用運動檢測、紅外線、超音波、微波或類似技術，來收集佔用和使用資料，為你提供實施技術策略的寶貴見解。
據 Gartner, Inc.稱，安裝智慧照明可以自動調整空間和自然光線水準的員工數量，有可能將能源成本降低高達 90%。
智慧暖通冷氣機系統根據使用模式、公司日曆和天氣預報自動調節溫度，以配置最有效的方法，讓每個人都在辦公室裡感到舒適。

6. 辦公用品管理

與為你列出雜貨清單的智慧冰箱類似，智慧辦公用品管理系統，可以自動訂購辦公用品的過程。

集中式供應介面可以更輕鬆地追蹤和問責請求和訂單。
更好地訪問資料，使管理員能夠輕鬆看到他們可以在哪裡降低整個供應鏈的成本。
使用相同的技術來管理公司自動售貨機和咖啡吧，以提高效率。
安裝訪問控制閱讀器，僅限制授權人員的訪問許可權。

最主要的自動化工具

訪問管理：Openpath
供應管理：Zendesk

7. 智慧辦公配件

當你把你的工作場所，變成一個聰明的辦公室時，別忘了它也需要看起來像一個辦公室。投資新的、更智慧的辦公傢俱，目的在提高生產力並提供更大的靈活性。

站立式辦公桌是最受歡迎的辦公傢俱之一。最主要的模式，可以為每位員工客製化，並設定為按計劃間隔移動。
對於具有共享辦公桌和熱桌設定的辦公室，投資智慧辦公桌軟體，允許員工透過集中式平台搜尋和預訂工作站。同一平台追蹤使用情況，並記住首選項。
智慧辦公桌上型手機將以時尚直觀的設計、觸控式螢幕和藍牙連線選項取代過時的固定電話。如果你的辦公室更喜歡固定電話而不是 BYOD （自帶裝置）型號，那麼一套新的現代台式手機可以帶來所有不同。

8. 規劃你的智慧辦公室清單

在你開始升級辦公室的每一項技術之前，重要的是要就你的團隊需求，以及哪些更新應優先考慮做出明智的決定。使用此清單作為規劃智慧辦公室升級的指南。

評估你當前的需求。確定你當前技術中最沮喪的來源。如果你不確定，請員工提供意見是一個很好的起點。
確定你的預算。如果你目前只有足夠進行一次投資，請選擇對工作環境影響最大的升級，並從長遠來看提供額外的成本節約。
請記住你的勞動力規模的任何預期變化。如果你預計會成長、搬遷、增加辦公室，甚至人員減少，請選擇足夠靈活的技術來適應這些變化。
確保你的辦公室安全達到標準。擁有一個正常執行的安全系統，不僅是法律問題，它還使你的員工在工作中感到更安全，切換到行動門禁控制系統，可以消除對行政人員的額外壓力。
重新配置辦公室，以適應你想要新增的必要空間。如果你想切換到浮動桌面，新增更多協作空間，或最佳化工作站安排，請確保你的空間仍然有效流動並符合當前程式。

9. 後新冠疫情時期的智慧辦公技術

隨著世界適應新冠肺炎時代的生活，人們對我們接觸的所有事物的認識都提高了，特別是在工作場所，那裡的細菌很容易在人與人之間傳播。擁有具有擴音設計的技術解決方案，可以幫助為我們所有人創造一個更衛生的工作環境。

自動門是抵禦細菌的第一道防線。更換設施中的每扇門都是不現實的，因此安裝支援藍芽的門訪問方法，並配以自動開門機制，是一個很好的解決方案。Openpath 的運動啟動讀卡器，可以與自動開門器整合，以方便所有員工和訪客無菌進入和退出。
新冠肺炎過後，無觸控技術將是保持辦公室衛生的關鍵，比如改用智慧手機操作咖啡機和電梯，而不必按下按鈕。將語音啟動技術應用於公共熱點，也可以幫助最大限度地減少細菌傳播。
使用物聯網追蹤系統來確定辦公室流量最高、使用最多的區域，然後指導維護人員，更頻繁地專注於對這些區域進行消毒和消毒。
由於事實證明，社交距離在緩解冠狀病毒傳播方面是有效的，辦公室應該準備更多地依賴視訊會議等協作工具，以幫助保持員工之間的距離，並容納更偏遠的員工。

10. 為你的智慧辦公室提供高階安全管理

你的智慧辦公室只與你的訪問系統一樣安全。Openpath 提供了一個完整的訪問控制系統，涵蓋了虛擬和實體建築安全的各個方面，併為行業中最常見的投訴提供了尖端解決方案。如果你想瞭解你的企業如何從中受益，請使用以下表格與我們聯絡：