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Klacci 凱樂奇儲能系統解決方案 |
沒有人比你更了解你的企業。
你認為自己是一位有效率、有條理且注重細節的領導者。你一直以來都以清晰的系統保存詳盡的記錄，事實證明，這次又一次地對你大有裨益。你已將多年的知識累積（這對你的公司來說是一筆巨大的財富）整理成一個完整的文件庫，存放在辦公室裡。
但是，你的團隊成員在管理他們負責的文件方面，是否也同樣井井有條呢？你每週要花多少時間在列印和影印上？你為不斷上漲的紙張和墨水成本，預留了多少預算？
一些仍高度依賴紙本文件，來完成日常工作的企業認為，在流程和系統中使用紙本文件，能讓他們更有效率。
但實際上，那些盡可能減少甚至完全消除對紙本文件依賴的企業，效率反而會更高，並享受到其他各種好處。
企業無紙化辦公的好處
如果你的企業仍然被紙本文件淹沒，那麼是時候考慮轉型了。本報導列出了企業無紙化的六大好處，並提供了一些關於如何啟動轉型的實用技巧。
1. 改進文件管理
如果你辦公室裡擺放著一排排整齊有序、標籤清晰、按字母順序排列的文件櫃，你或許會疑惑電子文檔還能如何做得更好。然而，看看你或同事的辦公桌，你就會明白我的意思。
即使辦公室裡的每個人都一絲不苟，紙本文件仍然可能遺失。文件很容易被放錯地方，或者被隨意轉移，以至於沒有人知道它們在何時何地。
重複文件同樣令人頭痛。客戶簽的是目前版本，還是第三頁有改動的版本？ CEO 提交給董事會的報告是第二版還是第三版？
企業實現無紙化意味著文件集中存放，方便存取。將虛擬檔案儲存在伺服器上 —— 無論是本機伺服器還是雲端伺服器 —— 都能確保資訊的可用性，並將不同版本集中在一起，清晰地標記出來。
此外，網路連線使得這些文件可以進行電子搜索，並且幾乎可以隨時隨地存取，因此團隊成員即使在出差或在家辦公時，也能檢索文件。
2. 更完善的備份與災難復原
與任何實體媒體一樣，紙本文件也可能損壞或銷毀。火災、洪水和其他災害，可能導致企業在短短幾小時內，失去數年甚至數十年的資訊。
紙本文件備份的製作和儲存成本可能很高。雖然主辦公大樓和異地儲存同時被摧毀的可能性不大，但為了防止這種情況發生，而將它們放置在適當的距離之外，也使得備份難以存取。
無紙化雲端解決方案，可用於保護業務文檔，防止局部自然災害摧毀關鍵文件。
以數位方式保存多個文件副本，既經濟又簡單，而且可以設定自動備份計劃。精心設計的災難復原計畫，可以包括將重要文件儲存，在可以立即存取的位置，並將不太重要的文件歸檔。
3. 環保
如今，許多公司都推出了環保措施，力求減少碳排放。無紙化辦公的一大好處在於，它能幫助你朝著實現這些目標邁出正確的一步，因為美國普通上班族每年大約要用掉1萬張紙。
當客戶篩選供應商時，環境因素的重要性日益凸顯。無紙化辦公室清楚地顯示，你認真履行環保承諾，並正在改變營運方式以減少碳足跡。
4. 精簡業務流程，加快支付速度
紙本流程緩慢且風險重重，文件管理也可能浪費大量時間。員工每年都要花費數小時列印、歸檔、整理和查找紙本文件。
雖然每天看似只花幾分鐘，但日積月累，這些時間本來可以用於更有效率、更能創造收益的工作。我們可以為電子文件，建立自動化工作流程，將團隊成員的工作重點從管理紙本文件轉移到自動化流程。
繼續使用紙本文件，可能也會減緩你的現金流。如果你仍然發送紙本發票，而不接受電子支付，那麼你的付款流程就會延長數天（甚至數週）。
如果你的公司已將團隊成員，轉移到遠距辦公環境，電子文件還可以簡化協作和業務流程。
在此類業務流程中實現無紙化，不僅能更快地實現收入，還能為你的客戶創造更愉悅的體驗。
5. 節省成本
現金流放的同時，繼續依賴紙張也會增加成本。人們很容易將紙張和墨水等材料的成本，作為節省成本的證據，但無紙化帶來的節省，遠不止於減少每年購買的紙張數量。
當辦公室裡列印文件的人數減少時，所需的印表機數量也會減少。此外，由於所需實體空間減少，異地儲存費用也會降低。
您還有可能節省空間。無紙化辦公室的一大優點在於，不再需要成排的文件櫃。這樣一來，騰出的地面空間就可以用來擺放辦公桌或其他工作區域。
6. 合規性和資料安全
追蹤誰持有文件或檔案可能很困難，控制連線權限同樣具有挑戰性。
文件管理系統可以，記錄誰在何時存取了文件。此外，基於數位的系統還可以設定文件，甚至文件層級的連線存取權限。
你可以為個人授予存取權限，也可以使用基於角色的安全機制，以便為部門或團隊授予相應的存取權限。對於正在考慮採用雲端文件儲存解決方案的公司而言，大多數供應商都擁有強大的安全防護措施、基於角色的存取控制，並且能夠滿足大多數監管要求。
這可以顯著簡化稽核和合規流程。透過對數位文件進行存取控制，並利用日誌記錄誰在何時存取了文件，證明符合 SOX 控制、HIPAA 法規和 GDPR 要求變得更加容易，壓力也大大減輕。
如何讓你的企業實現無紙化辦公
那麼，一旦你決定讓你的企業實現無紙化辦公，該從何入手呢？
1. 辨識你對紙張的依賴程度
第一步應該是評估你目前如何使用紙張。確定誰在印製哪些材料、列印頻率如何，以及這些材料是如何分發或儲存的。了解你目前對紙張的實際依賴程度，將有助於你有效地實現無紙化辦公室。
2. 尋找機會
除非你的辦公室規模很小，否則一次性實現完全無紙化，可能不太現實。逐步轉換更為合理。利用你已掌握的訊息，確定你的業務中哪些環節最有可能實現無紙化，從而獲得最大收益。
一種策略是找到一個特別依賴紙張的流程，並確定將流程遷移到無紙化流程所需的服務或解決方案。然後，你可以以此為基礎，逐步擴展，每次處理一個業務流程。
另一種方法是基於位置的。例如，從你的接待台開始。將所有紙本流程（例如訪客登記和電話留言）轉換為數位化流程。添加平板電腦訪客系統等工具，將幫助你朝著正確的方向邁進。
3. 選擇適合你企業的全新無紙化工具
當你的企業決定實現無紙化辦公室時，選擇似乎無窮無盡，但重要的是要花時間，確定能夠滿足公司需求的合適數位工具和系統。
4. 制訂過轉換畫和時間表
認真思考一下，對於你的企業而言，實現無紙化辦公室的實際流程，會是什麼樣的。其中最重要的因素之一是時機。選擇合適的時機或季節，進行無紙化辦公室非常重要。
你是否剛完成年度 SOX 審核？現在可能是重新開始的最佳時機，將最敏感的文件和資料，遷移到數位文件管理系統，以便下次審核能夠順利進行。
5. 推廣無紙化文化
在正式啟動企業新的無紙化流程之前，切勿忽視員工培訓。如果你的團隊成員仍然自行列印所有文件，那麼你所有的無紙化流程規劃，都將毫無意義。鼓勵公司領導在企業內部推廣無紙化文化，並提供相應的培訓。
為你的團隊提供連線存取、儲存和共享數位檔案的正確培訓。你也可以考慮提供，關於公司整體網路安全和資料隱私的額外培訓。
在最高層取消紙本審批和審核，並制訂鼓勵數位文件共享的政策。提倡在會議中使用無紙化筆記，並鼓勵團隊使用 Microsoft Teams 或 Slack 等協作軟體進行溝通，而不是列印備忘錄或報告。
事實上，你的一些流程，無論是短期還是長期，可能仍然需要紙張。對於這些特殊情況，請提醒你的團隊回收的重要性，並徵求他們關於如何最大限度地減少紙張使用的建議。
6. 實施你公司的新無紙化系統
完成上述無紙化辦公室的步驟後，就可以正式開始轉型了。具體流程會因你的組織、選擇的工具，以及需要轉換的流程而有所不同。
通常，這包括將文件遷移到數位格式、設定新工具，並確保新的硬體和軟體，能夠與現有流程良好整合。
7. 監控和調整
密切注意轉型過程，確保一切順利進行。在實施計劃的過程中，你可能需要調整協議和流程。審查和調整對於任何有效的技術應用都非常重要 —— 無紙化辦公室也不例外。
了解更多關於無紙化辦公室，以及如何轉型的資訊
無紙化辦公有很多好處，但對於從未嘗試過的公司來說，這可能是一個巨大的轉變。徹底改革公司流程的想法，可能會讓人感到不知所措。
當然，要有效地將長期以來，依賴紙本文件和列印件的業務流程數位化，需要仔細斟酌。
從小處著手，鼓勵團隊盡可能減少紙張的使用。循序漸進，你將會看到效率的提升、安全性的增強，以及利潤的改善。
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