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| Klacci 凱樂奇 Kii Assistant 智慧酒店服務系統 |
在過去的幾年裡，隨著企業重新評估其房地產需求，以應對混合工作的成長和提高能源效率的需求，智慧辦公室的潛在好處成為人們的焦點。
麥肯錫在 2020 年 8 月對 278 名高階主管進行的一項調查發現，平均而言，隨著更多員工選擇在家工作，或採取靈活的工作方法，只是偶爾去辦公室，受訪者計劃將辦公空間減少 30%。烏克蘭戰爭後，能源成本急劇上漲，因此改善能源控制極為重要。這場完美的風暴加速了智慧辦公解決方案的發展。
本報導解釋了當今智慧辦公的概念和範圍，描述了關鍵組成，並概述了佈署智慧辦公技術的好處。
什麼是智慧辦公室？
那麼，什麼是智慧辦公室？瞭解什麼是智慧辦公室很重要，因為定義和解釋會隨著智慧辦公室技術的發展而變化。
根據 Gartner 的定義，智慧辦公室是一個實體或數位環境，在其中，人和技術整合的系統，在一個開放、連線、協調和智慧的生態系統中互動。在智慧辦公系統中，自動化和技術透過能源效率、增強安全性和簡化業務流程，來改善工作場所環境和相關成本。
另一種看待方式是，智慧辦公技術和智慧辦公系統，如何被設計來改善工作場所，提供管理和自動化工具，幫助員工更聰明、更好、更快地工作。
日益數位化的勞動力，意味著人們現在依靠技術來完成日常任務。智慧辦公技術在響應式工作場所的作用，用於使環境變得智慧，並適應職業水準和工作流程。在這裡，互聯技術、資料分析和智慧辦公自動化，確保工作場所能夠在不同的日子裡，適應員工的具體需求。
智慧辦公空間，已經從透過管理環境因素，來控制成本的最初目標，演變為增強員工在工作場所的體驗奠定了基礎。為了應對這些轉變，什麼是工作場所技術的定義也在發生變化。智慧辦公室由利用機器學習能力、物聯網（物聯網）、大數據和智慧分析的工作場所技術提供支援。這些先進的智慧辦公解決方案，內置在從感測器到攝影機的所有事物中，使物業經理能夠收集和分析大量資料，以做出更明智的業務決策。隨著勞動力的變化和新的工作趨勢，一種新的技術驅動的辦公室正在不斷發展，以應對下一代工作場所的挑戰。
智慧辦公系統和產品的類型
並非所有智慧辦公室，都必須使用這裡概述的每種類類型的技術。事實上，解決方案的最佳組合，是對實現公司或空間目標影響最大的組合。
智慧辦公產品可以監控和自動化影響工作場所品質，和永續性的環境元素，從照明到供暖再到冷氣機。智慧辦公解決方案還應納入提高營運效率、鼓勵協作和確保安全、有保障的工作場所的產品。
智慧照明解決方案 使用感測器根據佔用率開啟或關閉燈。例如，照明控制可以與自動百葉窗整合，以最大限度地提高自然光水準並降低照明成本。日光感測器調整燈光的調光，以搭配一天中不同時間所需的光線水準。當沒有人使用該區域時，運動啟動燈可以防止燈一直亮著，也可以作為實體安全措施。
智慧暖通冷氣機系統 自動控制供暖和冷氣機系統，根據佔用水準和天氣預報調整溫度，降低能源成本，並確保舒適的工作環境。這些解決方案與建構管理和分析工具相連線，還可以幫助企業更快地辨識和解決潛在問題。
智慧辦公室的環境感測器 監測基於空氣和感官的變化，如工作場所的一氧化碳、溼度或顆粒汙染水準。這有助於維持一個健康的工作環境。像這樣的智慧感測器可以連線到其他建築系統，在必要時觸發額外的空氣循環或解鎖門，以便在緊急情況下無限制離開。
智慧門禁控制系統 使員工和訪客更方便地進入大樓，並降低未經授權進入的風險，同時提供關於佔用水準的寶貴資料。員工和授權訪客可以向電梯出入控制系統，或建築入口門禁系統出示不同類型的憑證，包括手機和生物辨識解決方案。來自智慧辦公室門禁控制系統的資料，還提供了有關佔用水準，和利用率的當前和歷史資訊，以改善容量和佈局規劃，這在混合和靈活的工作環境中尤為重要。 結合先進的門禁控制技術，如訪客管理，不僅會提高你辦公室的安全性，而且對潛在客人和訪客來說，它看起來也很專業。
智慧影像安全攝影機 可以結合人工智慧和機器學習功能，使它們能夠自動提醒團隊注意，代表威脅的異常活動或特定事件。智慧半球型或槍型安全攝影機等智慧影像安全，也可以與運動感測器和入侵檢測感測器連線起來，這些感測器在感應事件時啟動攝影機。這種智慧功能透過在潛在風險升高之前，辨識潛在風險，來加快安全通知並加強安全性，並使搜尋和定位儲存在 DVR 或 NVR 系統上的錄影中的特定事件，變得更加容易。
雲端的安全系統和軟體 有助於簡化智慧辦公室的管理，提供來自門鎖、商業安全攝影機和門禁閱讀器的即時資訊和狀態更新。安全團隊可以透過攝影機源、感測器和警報通知遠端監控建築物，並傳輸並儲存在雲端。
協作工具 對於具有混合工作模式，和跨地點分散團隊的企業來說，是必不可少的。辦公室的團隊成員需要與遠端工作，或衛星辦公室的同事高效率的協作，以保持專案進展。視訊會議解決方案以及檔案和資料的雲端儲存，使虛擬會議成為可能，並簡化了安全的內容共享，以確保有效的會議結果。
會議室管理系統 改善了智慧辦公室中會議室環境，或會議室的管理。透過將管理系統與員工的日曆、內部會議時間表和計劃的客戶訪問同步，物業經理可以充分瞭解空間可用性，並可以更有效地處理預訂。
桌面管理軟體 對於混合和靈活的辦公室來說是必不可少的，因為對工作空間的需求每天都在變化。一個全面的辦公桌預訂平台，也稱為熱辦公桌軟體，意味著員工可以提前預訂工作空間進行計劃訪問，或者如果他們必須進行臨時訪問，則可以搜尋空置的辦公桌。來自桌面預訂管理軟體的資料，可用於分析使用情況，並計劃容量以最佳化辦公室使用情況。
利用自動化智慧辦公解決方案進行混合工作
雖然智慧辦公室的重點，是改善物理工作場所和鼓勵員工使用空間，但智慧辦公室還可以改善遠端工作的員工的工作環境，並確保他們能夠高效工作，並繼續感到自己是公司不可或缺的一部分。
協作工具保持日常聯絡，並確保遠端團隊成員，可以充分參與虛擬會議。此外，並非所有智慧辦公室都有，但智慧會議室在會議室本身中，整合了硬體和軟體，因此參與者可以親自或遠端加入。這種創新技術非常適合希望在偏遠地區工作時，舉行富有成效的會議的靈活員工。
混合工作場所的會議室和辦公桌管理軟體，提高了員工出入辦公室開會，或參與需要面對面工作的專案的便利性。然而，進入大樓也同樣重要。帶有手機門禁憑證的智慧辦公解決方案，使臨時訪客或員工更容易請求訪問，並毫不麻煩地進門。
基於雲的檔案、資料和業務應用 app，使遠端員工能夠從任何位置高效工作。有了正確的網路和網路安全工具，以及最佳實踐，在位置和員工之間共享資料很方便，同時又不影響安全性。
安全團隊也可以從支援雲的安全工具中受益。他們可以更輕鬆地在網站上移動，或者以 24/7 的可見性遠端管理安全性。遠端來連線攝影機鏡頭、來自雲端的安全警報，和門禁安全控制的能力，使他們能夠驗證和處理關鍵事件，而無需綁在實體工作站或專用電腦上。
智慧辦公技術和自動化的好處
投資智慧辦公技術和解決方案，對任何規模的組織來說都是一大步。從硬體和軟體成本到安裝再到培訓，實施新技術似乎不值得付出努力。然而，智慧辦公室可以幫助改變工作場所，提高生產力和團隊合作，同時提高能源效率，並降低成本費用。
舒適、健康和安全的工作環境
高水準的環境控制和智慧辦公自動化，創造了一個環境，無論外部天氣條件如何，員工都可以舒適地工作。空氣監測和火災或煙霧檢測感測器，還確保環境安全，降低健康風險，並協助應對緊急情況進行預警。門禁控制系統、安全門和全景 IP 攝影機等安全攝影機，確保只有員工和授權訪客才能進入工作場所，確保員工及其財產得到保護。
提高生產力
訪問雲的應用和資料、工作流程自動化，和舒適的工作環境，對現場和遠端員工的生產力做出了重要貢獻。
例如，自動化流程和智慧技術，可以幫助安全團隊提高效率。智慧安全攝影機，如內建分析的整合 PTZ 安全攝影機，可以透過在任何位置標記潛在問題，來幫助保全團隊，並觸發警報，以便團隊知道目前需要關注的地方。而且，智慧分析還可以讓你更快地搜尋錄製的影像，而無需觀看數小時的影片。
增強團隊合作
會議室管理和協作工具等智慧辦公室技術，將團隊成員聚集在一起，無論他們身在何處。這有助於推動創新和策略性措施，同時保持專案期限並縮短上市時間。透過快速、簡單地協調團隊日曆、設定視訊會議，以及為必要人員提供辦公室訪問權限，團隊可以減少對會議後勤工作的關注，而更專注於手頭的任務。
改進人才招聘和留用
配備最新技術的智慧辦公環境，可以幫助吸引新人才，並留住現有員工。員工變革的關鍵驅動力之一，是在 COVID-19 大流行封鎖期間迅速採用技術。技術現在已經成為日常生活的關鍵部分，當員工考慮他們的就業選擇時，正確的技術成為關鍵因素。
提高公司聲譽
對於拜訪客戶來說，一個聰明的高科技工作場所，顯示該公司是漸進的，並致力於未來投資。智慧節能技術的引入也顯示了對永續性的承諾。這有助於加強業務關係，並使公司在市場上更知名。更強大的智慧安全配置檔案向客戶保證，業務連續性是優先事項，同時有助於降低可能損害公司聲譽的安全漏洞的風險。
提高能源效率
響應佔用率和不斷變化的天氣條件的智慧環境控制，使企業能夠透過將使用與需求相吻合，來最佳化能源使用。整合的智慧辦公技術，在所有系統中提供了更大的控制和可見性，減少了浪費，並提供了關鍵的洞察力，即隨著時間的推移，辦公系統可以提高效率。
降低營運成本
將混合工作空間與智慧辦公解決方案相結合，使企業能夠減少其空間需求和相關能源成本。根據容量最佳化空間使用，也消除了過度預定空間的風險，從而總體上降低了營運成本。
智慧辦公室還節省了許多其他成本。例如，常規系統和軟體更新可以在雲端自動或無線處理。這種智慧辦公自動化消除了安排昂貴的面對面維護的需要，並增加了系統正常執行時間。對於安全團隊來說，遠端存取資料和控制可以縮短響應時間，並使他們能夠從任何位置完成任務，例如驗證連線請求和監控高風險區域。
更好的投資回報
智慧辦公系統在生產力、創新和成本效益方面的提高，可以為智慧辦公技術提供可衡量的投資回報率。此外，憑藉內建的人工智慧和機器學習功能，智慧辦公技術將隨著時間的推移，繼續變得更加準確和高效。利用基於雲的智慧辦公技術，物聯網裝置也可以自動更新最新的特性和功能，無需每隔幾年更換一次系統。
規劃你的智慧辦公室設計時要考慮什麼
在對你的智慧辦公室設定進行詳細規劃之前，與所有利益相關者分享你的智慧辦公室概念和智慧辦公室想法非常重要。這有助於建立共識和對變化的承諾。
智慧辦公室設計計劃，應側重於改善當前員工的工作條件，並考慮到以下重要的最佳做法。
- 它應該具有適應混合模式中，不斷變化的佔用水準的靈活性，並且應該可以擴充，以滿足未來的成長需求。
- 有許多智慧辦公產品可以改變工作環境，因此必須確定並優先考慮，能夠增加最大價值的解決方案。
- 具有智慧辦公室設計經驗的諮詢技術，和安全專業人員使規劃團隊，能夠獲得專業知識，這有助於避免昂貴的錯誤。
- 組件之間的整合和互操作性，是智慧辦公自動化的關鍵，因此選擇按照開放標準設計和建構的產品和系統非常重要。
- 智慧裝置和其他智慧辦公產品的預算，應包括安裝、整合，以及長期維護和升級成本，作為計算終年成本的基礎。
- 為計劃中的智慧辦公解決方案設定指標，有助於商業領導評估解決方案的關鍵優勢，並計算投資報酬率。
為你的企業選擇智慧辦公系統
商業領導和物業經理在規劃智慧辦公解決方案時，會考慮許多不同的因素。該解決方案應為員工和訪客提供最佳體驗，同時降低成本，提高能源效率和成本，並最大限度地提高安全性。投資於最新的辦公技術和自動化辦公裝置，對員工、利益相關者和訪客來說也不錯。
如果你想提高辦公室或物理位置的安全性，同時利用智慧技術更好地管理辦公空間和業務營運，請尋求專家建議。
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