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2023年10月13日 星期五
★ 2023 年智慧辦公室的 10 個基本功能
打造智慧辦公室
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| 不只是縮時，還有粉塵、噪音、位移偵測 |
什麼是智慧辦公室？最基本的是，智慧辦公室使用技術，來提高效率和生產力。這可能需要從整合應用和配件，以實現更符合人體工程學的工作環境，到利用人工智慧自動化和物聯網網路安全，來技術升級辦公室的一切。
根據公司希望實現的目標，智慧辦公室可以僅限於會議室和辦公桌，但智慧辦公功能也可以延伸到建築物的供暖、通風和冷氣機系統，以最佳化永續能源使用。
- 1. 智慧辦公室的好處
- 1.1 提高員工生產力
- 1.2 員工留用率提高
- 1.3 降低能源成本
- 1.4 改善工人的健康和衛生
- 1.5 提高資料安全性
- 2. 10 個必備的智慧辦公功能
- 2.1 協作工具
- 2.2 智慧暖通冷氣機
- 2.3 智慧辦公配件
- 2.4 智慧工作場所應用
- 2.5 物聯網安全解決方案
- 2.6 預防新冠肺炎的智慧技術
- 2.7 主動維護不同的系統
- 2.8 將人工智慧用於管理任務
- 2.9 靈活的工作場所
- 2.10 智慧能源使用
- 3. 常見問題
1. 智慧辦公室的好處
不同的智慧辦公室理念，可以應用於解決不同的工作場所挑戰。如果你正在尋找更新辦公室的原因，請考慮將工作場所帶入 21 世紀的這五個關鍵好處。
1.1 提高員工生產力
智慧辦公應用，可以減少員工通常花在管理任務上的時間，讓他們專注於他們的核心職責，或他們最喜歡的部分工作。智慧辦公概念指出，存在許多軟體可以使協作更容易，如 Zoom 或 Slack，從而實現更高效率的團隊動態，並實現混合或遠端工作。此外，可以安裝感測器和軟體，來追蹤員工最常用的資源，這可以降低營運成本。
1.2 員工留用率提高
目前，員工留用是公司嚴重關切的問題，特別是當一些研究顯示，多達 31% 的人在工作中，承受極高的壓力時。避免辭職的一種方法，是確保工作場所儘可能舒適，利用休閒室和現代傢俱等智慧辦公功能，包括站立式辦公桌和睡覺吊艙。衛生的環境、光線充足的工作空間，和充足的通風，都可能鼓勵寶貴的熟練員工留下來。
1.3 降低能源成本
從環境角度來看，智慧辦公系統可以幫助公司減少碳足跡，並提高能源效率。這可以透過自動化溫度控制等，智慧辦公工具來實現，這些工具可以改裝到現有系統中，或者使用更好的建築材料。像這樣的措施，很好地反映了公司對 ESG 的奉獻精神，也與提高員工留用率有關 —— 在一項調查中，超過 50% 的受訪者表示，在選擇為哪家公司工作時，永續性是一個重要因素。
1.4 改善工人的健康和衛生
隨著我們繼續從新冠肺炎高峰期中恢復過來，健康和衛生從未在議程上排名靠前。智慧辦公裝置可以幫助辦公室經理掌握清潔時間表，並為常見裝置提供無接觸式解決方案：智慧裝置可以配置為允許進入建築物，甚至操作咖啡機，所有這些都無需直接的實體互動。更先進的系統，實際上可以調整照明水準，以創造自然光的印象，而紅外線感測器可以評估辦公室的特定區域，是否看到更大的人流量，因此需要更頻繁地清潔。
1.5 提高資料安全性
今天，在網路安全方面，公司正在不斷進行戰鬥，資料被駭客入侵和勒索軟體的威脅，變得越來越普遍。根據 IT 貿易組織 CompTIA 的資料，在疫情期間，勒索軟體攻擊成長了 40% 以上。智慧辦公室可以透過最先進的軟體，降低失去員工資料和公司機密資訊的控制風險。
2. 10 個必備的智慧辦公功能
知道從哪裡開始智慧辦公室升級似乎令人生畏，但智慧辦公室的實施不必複雜。以下是 10 個必備的智慧辦公功能，作為工作場所現代化的一部分。
2.1 協作工具
協作工具對生產力和員工留用很有用，有助於團隊更密切、更有凝聚力地工作。今天最常用的一些是微軟團隊、Skype 和 Zoom 等視訊通訊軟體，但它們也可以擴充到網路的編輯程式，如谷歌文件。像 Miro 這樣的虛擬白板，可以為公司的智慧辦公應用套件，新增視覺化元素，而像 Monday 這樣的專案管理軟體，則幫助需要掌握工作流程的團隊。
2.2 智慧暖通冷氣機 Smart HVAC
暖通冷氣機解決方案是供暖、通風和冷氣機的首字母縮寫(HVAC，heating, ventilation and air-conditioning)，一直是工作場所的一部分。然而，由於物聯網（IoT），溫度控制變得更加複雜，將硬體與無線技術連線起來，根據季節、時間和天氣預報實現最佳化、自動化的辦公室供暖或製冷。如果你需要手動調整任何東西，這些系統也可以連線到電腦、平板電腦和智慧手機。
2.3 智慧辦公配件
打擊久坐生活方式的站立式辦公桌，已經存在了一段時間，但現代智慧辦公桌允許員工全天調整辦公桌的高度，只需按一下按鈕即可儲存他們的喜好。雖然現在看到帶 USB 充電點的桌子相當常見，但許多桌子也包含無線充電板。其他智慧辦公配件案例，包括可容納無線鍵盤和滑鼠的無線充電桌墊，以及具有藍牙連線的手機，以消除所有凌亂的電線。
2.4 智慧工作場所應用 APPs
如今，即使在工作場所，也有一個適合一切的應用。在最基本的層面上，智慧辦公應用 APPs，可以讓員工更無縫地預訂會議室，並在沒有指定座位的辦公室預訂辦公桌，從而使員工的生活更輕鬆。透過提供與智慧手機相關的訪問控制解決方案，來消除老式遙控鑰匙的必要性是環保和方便的，你還可以使用工作場所應用 APPs，來鼓勵有運動挑戰的團隊之間進行善意的競爭，以改善身體健康。
2.5 物聯網安全解決方案
雖然物聯網有很多好處，但它也構成了獨特的安全威脅。幸運的是，今天市場上有很多智慧辦公工具來解決這些問題。風險評估工具、端點安全（如防病毒程式）、資料加密協議和雙重身份驗證，都是可用的智慧辦公解決方案。這些可以幫助保護公司和員工資料，並防止惡意軟體安裝在電腦、筆記型電腦和智慧手機上。
2.6 預防新冠肺炎的智慧技術
新冠肺炎讓我們所有人，都對透過日常物品傳播細菌和病毒，是多麼容易有獨特的認識。智慧技術，如無觸控咖啡機、無接觸式自動售貨機和消毒站，可以幫助降低感染風險，讓員工安心。將自動門與門禁解決方案相結合，打造無縫、技術化的工作場所，以實現你的智慧辦公概念設計。
2.7 主動維護不同的系統
與其等待事情發生故障，不如確保你有流程來監控辦公室的不同系統。這可能涉及安裝感測器，來追蹤暖通冷氣機系統的潛在故障，或進行自動備份程式。擁有內部服務檯意味著有一個專門的團隊，來處理出現的任何問題。
2.8 將人工智慧用於管理任務
無論貴公司做什麼，市場上都會有針對性的軟體，來幫助自動化管理任務。這可能意味著資料分析、發票生成、時事通訊建立，或客戶關係管理。無論如何，這些人工智慧軟體，將消除員工陷入重複管理的必要性，使他們能夠完成更重要和有趣的任務。歸根究底，這將有利於生產力和工作滿意度。
2.9 靈活的工作場所
從丹麥人那裡汲取靈感，創造一個充滿衛生的房間。為員工在休息時，提供一個放鬆的空間對健康有好處，可以提高員工的留用率。這些空間可以採取多種形式，從裝滿書籍的閱覽室，到帶沙發和足球桌的休息室。從谷歌的書中取出一頁，安裝吊床或睡眠艙，這樣員工白天就可以閉上眼睛 —— 國家睡眠基金會的一項研究發現，40 分鐘的午睡將生產力提高了 34%。
2.10 智慧能源使用
透過儘可能提高能源使用量來幫助環境，從而減少碳足跡。雖然最初要評估的是整體建築絕緣，包括確保熱量不會因品質差的窗戶而流失，但智慧辦公應用 APPs，可以追蹤用電情況，以幫助你確定可以改進的區域。在購買公共智慧辦公裝置時，請考慮效率評級，並在整個建築內安裝節能燈。你甚至可以透過購買經過認證的環保肥皂，和其他清潔產品，來進一步提高辦公室的永續性。
3. 常見問題
- 從傳統辦公室轉換到智慧辦公室的步驟是什麼？
雖然你可能想實施上述所有智慧辦公理念，但最好評估哪些想法，對你的公司最為重要。這將幫助你確定流程的優先順序，而不是試圖同時更改所有內容。
測量可用空間 —— 擁有 20 間休閒室可能看起來是一個好主意，但平面圖可能不允許這種奢侈。還有一個一直重要的預算考慮因素：有多少錢可用於你的智慧辦公室轉型，以及你的智慧辦公室升級，最昂貴的方面可能是什麼？例如，物聯網安全解決方案，可能比站立式辦公桌更重要。
- 最好的智慧辦公室想法是什麼？
一些最好的智慧辦公想法，包括重複任務的自動化，和安裝站立式辦公桌等智慧辦公傢俱。
最後。
如果你正在考慮使用人流量分析（交通線分析）解決方案，或想要更詳細的解釋，請隨時與我們聯絡。
★ 智慧建築標章認證隨著技術和時代而發展
專業認證計畫概述
嚴格、雄心勃勃的計劃不斷發展，使認證更容易獲得，更適合業主和專案。
建築環境對氣候、社會、經濟、生態系統，以及居住者健康和福祉的影響，可以與今天可以透過標準、認證計劃和評級系統，來衡量和驗證的因素聯絡起來。整套「記分卡」對商業房地產投資組合所有者，和營運業者達到 ESG 目標，並向投資者和租戶展示價值越來越有用。
然而，尋求認證可能既耗時又昂貴。好訊息：認證計劃正在發展，以提供更多選項，並變得更加簡化，以增加所有型別和規模的智慧專案的可訪問性。所有這些都在關注利用技術和保持相關性的同時。
智慧建築技術的作用
建築認證主要分為三類：永續性、健康和健康或技術。確實發生了重疊，由於後者在實現和衡量目標方面的作用，今天幾乎所有專案都參考了智慧建築技術。
國際生活未來研究所（ILFI）的生活建設挑戰（LBC）將其系統建立在七片花瓣上 —— 地方、水、能源、健康和幸福、材料、公平和美麗 —— 但技術的作用被低估了。ILFI 執行長 Lindsay Baker 說：「就需要哪種技術和需要多少技術而言，我們是不知的，但在某些領域，某些技術對實現我們的要求極為重要。」「例如，我們需要能量計量，需要控制和感測器來實現室內空氣品質，和照明舒適度。」
技術還有助於建築獲得 Fitwel 認證，該認證考察了七種健康影響：圍繞社群健康，減少發病率和曠職，支援弱勢群體的社會公平，灌輸幸福感，增加獲得健康食品的機會，促進居住者安全，以及增加體育活動。
Fitwel 市場成長副總裁 Zachary Flora 說：「我們不告訴客戶使用什麼技術，但我們指導他們透過技術實現關鍵效能參數，例如使用感測器監測室內空氣和水質，或瞭解誰在使用空間，以及如何使用空間。」「在某種程度上，Fitwel 本身是一種智慧建築技術，因為它聚合了一系列資料，以幫助建築業主做出明智的決定。」
在 2021 年 4 月推出最佳智慧建築認證後，BOMA Canada 最近與 BOMA International 簽署了一份意向書，以啟動美國專案。BEST 考慮了六個關鍵指標：分析和人工智慧、網路和實體安全、資料管理、連線性、健康和福祉以及永續性。它引導了一份針對專案類型的詳細問卷，該問卷可能會詢問保全和安全、營運和管理（O&M）、網路和整合、終端使用者體驗，以及報告和分析。第三方驗證如下。
根據 BOMA 加拿大總裁兼執行長 Benjamin Shinewald 的說法，許多問題都參考了技術元素。例如，O&M 部分問道：「暖通冷氣機系統是否與空氣品質和天氣資訊整合？」在終端使用者體驗部分，「有數位禮賓服務嗎？」
美國 綠色建築委員會（USGBC）的 LEED 4.1 版計劃，在測量建築能源效能和室內空氣品質、高階照明控制，以及執行至少一個直流電源的初級能源系統 95% 的電負荷方面授予積分。
使認證更容易獲得
認證是一項重要工作，對利益相關者來說並不總是可行的。申請費本身在財務上可能遙不可及，這導致一些團隊將他們的專案表示為「目的在滿足」，而不是尋求官方認證。
根據 Shinewald 的說法，BOMA BEST 智慧建築認證的設計，考慮到了非營利預算和現有專案，這些專案比新建築有更大的限制。它的價格低於其他認證計劃，BOMA 會員可享受折扣。他說：「現有的建築總是比新的建築多，所以我們必須專注於它們。」「我們不在乎一棟建築是新的還是舊的，是大的還是小的 —— 而是關於我們如何使其儘可能高效。我們還為剛剛開始旅程的人，加入了足夠低的水準。」
BOMA BEST 的最低水準授予達到核心、最低最佳實踐的建築。從那裡，建築物可以累積額外的積分，來獲得青銅、銀、金或白金認證。
對於投資組合，BOMA 驗證政策以確保整個投資組合，符合 BOMA BEST 標準，然後每年驗證 20% 的投資組合。「投資組合中的每棟建築都必須完成單獨評估，然後我們會在第一年驗證前 20% 的建築，」Shinewald 解釋道。「一旦這個樣本得到驗證，整個產品組合就得到了認證。為了維持投資組合認證，我們會在第 2 年驗證接下來的 20%，依此類推，直到第 6 年重新驗證前 20%，並繼續循環。這使得該方法靈活且可預測。」
Fitwel 沒有先決條件，並為不同的專案預算、配置檔案和建築年齡，提供認證策略。註冊費為 500 美元，認證費因專案規模而異。Flora 說：「我們最初有一張工作場所建築的記分卡，但隨著更多公司尋求驗證其建築健康狀況，新冠病毒改變了遊戲。」「我們現在有多個站點和建築記分卡，以適應更廣泛的客戶。」
記分卡現在涵蓋社群和商業/工業場地、老年住房、多租戶基礎建築、多租戶整棟建築、單租戶建築、商業內部空間、零售和多戶住宅建築。
由國際 WELL 建築研究所（IWBI）開發，WELL 認證基於完整的 WELL 建築標準，該標準涵蓋 10 個概念的 108 個功能：空氣、水、營養、光線、運動、熱舒適性、聲音、材料、頭腦、社群和創新。專案可以在不同級別獲得 WELL 認證 —— 銅牌（40分）、銀牌（50分）、金（60分）和白金（80分） —— 但 IWBI 最近將其全部標準縮減為更小、更有針對性的工作範圍，以提供 WELL 健康-安全評級、WELL 績效評級和 WELL Equity 評級。
IWBI 首席產品官傑西卡·庫珀說：「我們在疫情爆發時就開始了這項努力，讓公司對其設施的健康和安全建立信心，並擴大了這種方法，以應對使用健康績效指標和確保 DEI [多樣性、公平性和包容性] 等趨勢。」該組織還推出了一個具有成本效益的 WELL scale 計劃，公司可以根據多個站點獲得的積分的彙總計算獲得 WELL 分數。
雖然屬性尋求多個認證並不罕見，但選擇相輔相成並避免重複工作的程序是困難的。去年11月，IWBI 宣佈將擴大與 USGBC 的合作關係，以簡化雙重 WELL 和 LEED 認證的流程。Cooper 說：「永續性以及健康和福祉，作為廣泛目標是複雜和多方面的。」「我們必須解決人類和地球問題，而做其中之一的公司正在錯過。」
對於可能難以實現 LBC 所有七片花瓣或希望專注於一個目標的組織，ILFI 現在提供核心綠色建築、零碳和零能源認證。它還提供材料、能源和水的個性化花瓣認證。
Baker 說：「我們經常看到組織從實現全面 LBC 認證的願望開始，並意識到某個方面或那個方面成本高昂或後勤不可行。」「許多 ESG 目標和基於科學的監管目標，也往往圍繞著特定的優先事項，如碳足跡。完整的 [LBC] 的各個方面超出了這些目標，可能很難實現。」她補充說，所有 ILFI 認證都有一套基本要求，因此組織不應該因為一次達成一個目標，而感到不那麼輕。
定期重新審視申請和驗證流程，也使認證更容易獲得。據 WiredScore 全球產品總監 Jules Barker 稱，SmartScore 自 2021 年 4 月成立以來已被修改。他說：「與 WiredScore 相比，客戶發現透過 SmartScore 流程要難得多，這讓我們感到吃驚。」「因此，我們簡化了語言，並制訂了最佳實踐指南，該指南按標準瀏覽要求和標準，以幫助客戶瞭解他們需要做什麼才能獲得類別的學分。例如，在某些情況下，我們取消了對 API [應用可程式介面]的需求，並將其替換為對系統通訊的需求。」
SmartScore 認證記分卡以使用者功能和技術基礎為前提。使用者功能考察了建築物為個人和協作生產力、健康和福祉、社群和服務、永續性、O&M 和安全提供出色結果的程度。技術基礎評估連線性、建築系統、整合、治理、網路安全和資料共享；它們還透過夥伴關係引入特定技術，來幫助建築實現功能結果。
Barker 說：「如果一種技術的結果相同，我們不會給一種技術與另一種技術打分。」「但我們的一些客戶很難從哪裡開始。如果我在谷歌上搜尋空間最佳化感測器，就會有成千上萬的感測器存在。我們為客戶提供一份具有利用特定技術經驗的公司和個人名單。」
電信行業協會（TIA）和 UL 也在努力改善其 2020 年推出的 SPIRE 智慧建築評估和評級計劃，該計劃考察了六個標準：連線性、健康和福祉、生命和財產安全、電力和能源、網路安全和永續性。2022 年 12 月，UL 為第三方建築專業人士推出了一項新的資格計劃，以獲得 SPIRE 合格的評估員身份。
TIA 智慧建築專案主任 Marta Soncodi 說：「經過全面驗證的 SPIRE 評估是審計師的一大努力，一些客戶希望透過事件和溝通策略來安排評估。」「我們需要儘可能多地做前期工作，並加快核查審計。新的資格計劃將意味著更多的審計師幫助實現這些目標並擴大該計劃。」
認證的相關性和價值
在一個競爭激烈的市場中，全球有 100 多個建築認證專案，越來越多的資產尋求認證，擴大可訪問性和放鬆認證流程是不夠的。認證計劃還必須保持相關性，並在牆上的牌匾之外展示有形的價值。
為此，SmartScore 和 SPIRE 預計在年底前推出新版本的標準。Soncodi 說：「我們正在努力根據，來自多個評估的回饋和趨勢 ESG 倡議，和技術來澄清和簡化問題。」「例如，我們正在採用 ISA/IEC 62443 OT 網路安全標準的方面，來解決建構作業系統的問題，並新增故障管理電源、微電網和 Wi-Fi 6 等新技術，而不是 Wi-Fi 5。」
Barker 說：「僅僅一年後，關於 SmartScore 建築市場財務提升的分析證據還為時過早，但有很多案例研究顯示，一項技術如何提供確實的好處。」
「SmartScore 目的在成為成功的徽章，並作為客戶的路線圖，揭開技術的神秘面紗，並支援他們從想法到實施的旅程。」與此同時，成立於 2013 年的 WiredScore 根據十年的資料成功地顯示了結果；例如，研究發現 WiredScore 認證房產的空缺比非認證房產低 3.8%；在紐約地區，租金高出 2.7%。
已經對其他認證進行了研究。去年，商業房地產服務和投資公司世邦魏理仕，對 20600 棟美國辦公樓進行的一項研究發現，在 2019 年至 2022 年的經濟衰退期間，擁有 LEED 認證的辦公樓的平均租金溢價為 4%。Cushman & Wakefield 的一項研究發現，在過去三年中，LEED 認證的資產每平方英尺的平均市場銷售價格，比未經認證的建築高出 21.4%。
《建築與環境雜誌》上的一項研究發現，WELL 認證將總體居住者滿意度提高了 30%，同時提高了感知的身心健康、福祉和生產力。IWBI 還總結了近 60 項獨立研究的結果，這些研究將更高的通風率與員工績效上升 8% 聯絡起來，包括一項證明工作場所健康計劃投資報酬率為 300% 的研究。
憑藉十年的認證專案，ILFI 還致力於提供關於其認證的年度報告，並對 LBC的影響進行認證和量化。貝克說，美國在地方、州和聯邦的法規上有所幫助；例如，西雅圖的生活建築試點計劃，允許從西雅圖土地使用程序中，為符合 LBC 的專案，提供額外的高度和佔地面積比例。
Baker 說：「我們絕對會努力讓錢包上的流程更容易，但歸根結底，最優先考慮的是拯救我們的物種和地球。」「如果我們建造使用更多電力，或將化學品放入環境中的建築，那麼社會將承擔這一成本。」
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