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2018年3月2日 星期五

What is ERP? (Enterprise Resource Planning)





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有人說,放假回來,就是把之前未完成的工作繼續完成,因此有不少人感到焦慮。

圖自 Giphy

不過說真的,過了一個假期,你還記得手上的工作,進行到哪了嗎?團隊裡的小夥伴的進度是否在一個水平上?

回到崗位,就好比一場大型遊戲要闖關,打敗最後的大怪獸,總要把條目捋捋清楚,對敵和友了如指掌,才好拿起裝備走上打小怪獸的道路。

AppSo 今天要推薦的,就是一些適合團隊使用的應用和工具,讓你們的協作更加親密無間。

Trello:項目一目瞭然
如果工作如一場大型遊戲,那麼 Trello 一定就是你的遊戲章節目錄了。

打開 Trello,創立卡片並歸組,你就會知道哪些是相關章節,哪些是可獨立探索的小關卡。


Trello 能為團隊提供準確的時間、地點、人物、鏈接以及彩色標籤。想要有章節內的具體進度,還可以創建清單,完成一項勾選掉一項,項目進度通通歸檔保存好。

Trello 比較適合多線程多人參與的項目,可以讓各條線穩步推進。

所有的更新會及時出現,讓你永不慢人一步。有了它在,工作的樂趣或許真的可以比擬成一場遊戲。

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工作社交軟件和私人社交軟體分開,辦公效率更高
讓同事在辦公軟體裡找你,其他人到私人軟體裡找你。社交軟件有區分,辦公和其他事項分開,效率才會更高。

那麼,工作這件需要集體打怪的事情,要到哪裡找你的好隊友呢?

這裡提供兩個選擇。一個是 Slack,裡面有全部同事的聯繫方式,直接發送消息就可以聯繫到人啦。另一個則是企業微信,和微信出自同處,上手自然也更簡單,更符合我們的使用習慣。



兩者的區別在於,Slack 的對話形式更像資訊流,因此聊天更自由,對發言和發言人也更具有針對性,小組裡的每個人都可以對發言進行回覆,並添加 emoji 表情等發表態度。而企業微信則將資訊已讀顯示出來,是一來一往的對話形式,會更散,但更有利於瞭解資訊是否傳遞到位。


文檔協作,明確分工
協同工作中總會遇到需要一起對一份文檔修改的情況,這時一款能協作的文檔就很重要了。



Google Docs 就是這麼一款軟體,不僅會顯示在線成員,成員的修改也會一應出現,呈現在側邊欄。如果對某句話有異議,還可在旁展開對話,直到討論出結果解決這個問題。

不過有人說,Google Docs 對某些人來說接觸不到,那麼 AppSo 推薦另一款應用《石墨》,同樣可在多設備上查看,開放性和隱私性兼顧,隨時修改,同步進度,能讓團隊文檔協作事半功倍。

Confluence:知識庫
知識就是力量。Confluence 就是為了彌補你在工作上,遇到的基礎問題和疑難雜症而存在的。

在 Confluence 上,公司可建立記錄、溝通、分享的文檔,既是對歷史里程碑式的記錄,也是一份很好的指導操作指南。


新人可以到這裡瞭解公司文化,強化工作技能。老員工也可以在這裡回溯歷史活動,找找靈感和改進方法,並為完善公司機制和查缺補漏提供建議。

由於 Confluence 的開放性,每個人都有在上面發表意見的機會,這使其更像是內網。不過豐富的編輯方式和宏,讓它的血肉更充實,也更有利於編輯漂亮的知識圖譜。

Tower:隨時隨地查看項目資訊,瞭解手上的工作進度
有了知識庫,有了項目一覽表,有了文檔協作工具,有了溝通方式,那麼似乎就差隨時隨地辦公了。

不要誤會,這裡不是要你 7*24 h 地工作,而是讓你在分身乏術的時候,還有別的方法讓你「在其位」。


Tower 滿足的就是這種需求。正在執行的團隊項目、團隊動態、文檔和討論均可以在上面發佈,即使是遠程工作,也不再怕。

任務進度到哪?手上是否還有未完成的任務?團隊日程打開一看一目瞭然。

不管你的團隊人多或人少,只要有協作在,Tower 就會是你最好的溝通和發佈任務的工具。

總結
推薦了這麼多,總結來說,溝通需要一款能順利找到所有人的社交軟體;項目進度可用 Tower 或 Trello 標注,兩款都可以隨時查看,要以事項為節點,瞭解項目進度則可以使用 Trello,以時間流方式瞭解項目進度,則可以使用 Tower,根據複雜程度的不同項目,也可同時使用兩款,讓 Tower 更專注於遠端辦公功能等。


至於文檔協作和知識庫,雖然不見得每個公司和項目都會使用,但能利用到這兩個功能,想必你的公司也一定很酷吧!



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