★ 如何透過智慧工作場所管理改造你的辦公室

 
NEC 智慧工作空間

Klacci 凱樂奇商辦門禁解決方案

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即使疫情終於結束了，工作場所也永遠不會一樣。 企業主和員工現在已經看到了面對變化時保持靈活的必要性，跟上變化往往對組織的成功非常重要。在一個技術驅動的世界裡，決策者知道創新是成功的關鍵，實現這一目標的方法之一，是為員工提供以最佳水準工作所需的正確工具和資源。

將你的辦公室轉變為一個智慧的工作場所，意味著不僅僅是改變工作空間佈局。實現安全高效辦公室的現代化方法應該是整體的，以確保所有業務都得到解決。

如何實施智慧工作場所管理

• 1. 定義智慧工作場所對你意味著什麼
• 2. 瞭解為什麼聰明的工作場所對企業很重要
• 3. 無縫轉移到智慧工作場所
• 4. 發現數字差距和使用
• 5. 設定聰明的工作場所目標
• 6. 確定實施策略
• 7. 選擇合適的服務提供商
• 8. 評估和重新評估實施後繼續評估。 

智慧工作場所應該得到監控和分析，以確保它為組織提供預期價值。傾聽利益相關者的意見，並注意應該做出哪些更改以進一步最佳化。關於用技術改造工作場所的最終想法，給公司帶來的每一個變化，都應該專注於不僅為業務，而且為員工帶來價值。當工人被賦予靈活利用技術來提高成功率時，他們就會更加投入，更有動力做得更好。利用技術將人們聚集在一起。對於具有混合設定的工作場所，利用技術來保持工人之間的有效溝通。你如何將你的工作空間變成一個聰明的工作空間？專注於培養員工和工作場所文化，以鼓勵使用新技術。

1. 定義智慧工作場所對你意味著什麼

根據定義，智慧工作場所使用技術讓工人更安全、更快、更好、更智慧地工作。智慧工作場所行業正在成長，預計到 2025 年將達到 13.2% 的複合年成長率，市場規模將達到 570.5 億美元。

工作場所配備了促進創造力、促進多樣性和鼓勵各方面參與的工具。智慧工作場所使用應用和軟體來簡化任務。雖然技術可能是智慧工作場所的辨識特徵，但它不應該放棄「人情味」。實施技術解決方案的目標，應該是提供儘可能好的員工體驗。

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2. 瞭解為什麼聰明的工作場所對企業很重要

在許多組織中，智慧工作場所是促進提高生產力和改善營運的策略業務工具，數位工作空間是未來。由於新冠肺炎疫情的揮之不去的影響，許多高管現在看到，向智慧工作場所轉換是生存的關鍵。

Gartner 的 Matt Cain 說：「根據 Gartner 2020 數位工作場所調查，68% 的受訪者同意，自新冠肺炎以來，更多的 C 級高管表示參與了數位工作場所。」這些創新解決方案不再是奢侈品，而是必需品。例如，辦公室可以提供互動式平面圖，允許員工辨識哪些辦公桌被佔用，或哪些會議室正在使用。商業領袖還可以使用感測器和信標來完成重複性任務，讓員工有時間和靈活性專注於更有價值的任務，包括業務創新和行銷。

現在，轉換到智慧工作場所，也有助於組織為遠端工作不可避免的增加做好準備。Statista 提供的資料顯示，疫情爆發後，美國多達 44% 的工人每週至少 5 天將遠端工作，而疫情前只有 17%。

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隨著員工開始遠端工作，組織應該準備正確的工具來幫助提升他們的業務。他們如何才能做到這一點？

3. 無縫轉換到智慧工作場所

為了將你的辦公室完全轉變為一個智慧的工作場所，你需要讓員工和訪客參與進來。要做到這一點，你需要使轉換儘可能無縫。請務必清楚地傳達流程變化，以鼓勵員工和訪客輕鬆採用新程序。

4. 發現數位差距和使用

在你的組織實施任何應用之前，辨識現有的數位差距非常重要。目前正在使用哪些系統，哪些系統最有效？假設一個辦公室有一個訪客管理系統來方便辦公室訪問。可以評估這一點，以確定是否可以與非接觸式員工進出系統整合，以簡化向遠端工作的轉變。對於營運混合工作場所模式的組織來說，桌面預訂系統，對管理工作空間的容量很重要。

5. 設定聰明的工作場所目標

一旦確定了需求，就設定目標並分配預算。定義所需的更改，通知所有利益相關者，確定目標完成日期，並確保轉換對所有人來說都是可接受的。

6. 確定實施策略

在規劃實施時，IT 團隊必須與所需的資源保持一致，並準備佈署為在工作場所提供靈活和敏捷環境，而選擇的軟體工具。對於在工作場所各個領域工作的員工來說，關於遠端訪問和正確使用信標的教育訓練可能是合適的。

7. 選擇合適的服務提供商

只有透過正確的服務提供商，才能成功實施這些數位創新。與能夠實現目標的提供商合作。選擇一個可以從開發到實施階段，提供分析和技術支援的。儘可能與行業領袖合作，他們不僅會支援你，還會提供市場見解。

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8. 評估和重新評估

實施後繼續評估。智慧工作場所應該得到監控和分析，以確保它為組織提供預期價值。傾聽利益相關者的意見，並注意應該做出哪些更改，以進一步最佳化。

關於用技術改造工作場所的最終想法

給公司帶來的每一個變化都應該專注於不僅為營業發展，而且為員工帶來價值。當工人被賦予靈活利用技術來提高成功率時，他們就會更加投入，更有動力做得更好。

利用技術將人們聚集在一起。對於具有混合設定的工作場所，利用技術來保持工人之間的有效溝通。你如何將你的工作空間變成一個聰明的工作空間？專注於培養員工和工作場所文化，以鼓勵使用新技術。

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