訪客管理的未來
除了在公司櫃台儲存日誌外，今天的訪客管理系統還能為組織提供什麼？
在亞馬遜、Uber Eats 和 DoorDash 的疫情後時代，訪客管理已經崛起。無論是第三方服務提供商、受訪者，還是需要在現場的遠端工作者，組織都需要允許一次性訪問者進行限制進出。不僅如此，他們還需要追蹤何時、何地和為什麼。他們的需求涵蓋了個人的健康和安全，以及他們的財產和資訊的安全。組織已經遠遠超出了筆和日誌系統。
加利福尼亞州霍桑市 AMAG Technology 託管解決方案產品經理 Matthew MacIntosh 說：「管理訪客是組織確保其財產安全和安保的重要過程。」 「它涉及定義一套程式，以規範臨時訪問該物業的人進入。訪客可能會對組織構成獨特的挑戰，因為他們可能不為人所知。雖然一些承包商或供應商可能熟悉該組織，但大多數訪客並不熟悉。」
新冠肺炎疫情改變了世界；但在許多方面，它改變了遊客管理的世界。德克薩斯州奧斯汀市 HID Global IAMS 高階經理 Ana Bravo 說：「重新考慮訪客管理解決方案引發了急需的變化，並開拓了更好的工作場所效率，這些效率將持續下去。」「疫情暴露了，根據政府限制管理能力建設的明顯問題。 在容量控制期間，臨時訪客註冊和準備過程已經不夠了」。
Bravo 繼續說：「隨著員工的減少，前廳的順利執行，並確保所有訪客在入場前都正確預先登記，這很困難。」「還需要更好地瞭解建築物內訪客的行為，以便該組織能夠準確地建立報告，並監控接觸者追蹤。一旦實施，許多人看到了訪問者管理的好處，以及許多應用來更有效率、安全地管理建築流量。其中許多變化仍然存在。」
訪客管理產品
在整篇報導中，SDM 將重點介紹，目前提供的一些訪客管理解決方案。
HID 安全訪客管理器
HID SAFE 訪客管理器使任何組織的訪客的整個生命週期自動化。這個完全是網路為基礎的解決方案，包括訪問者預先註冊、安全和背景檢查、訪問授權、簽到/簽出、徽章列印和集中報告，以及審核追蹤功能。HID SAFE 訪客管理器是一個極其靈活的解決方案，可以根據每個客戶的獨特訪客管理要求輕鬆配置。這種高度可擴充的解決方案，允許輕鬆管理擁有大量訪問者的繁忙網站。
Check-In 時間
現在，市場上有相當多的技術勢態。長期以來，對辦理 check-in 手續的擔憂，長期困擾著訪客管理，但 Bravo 強調使用預先批准的訪問二維碼，進行預註冊和辦理登機手續、非接觸式辦理登機手續、與外部和內部觀察名單的交叉檢查、即時背景調查，以及對被拒絕和受限制方的立即關注，這些技術是解決這一壓力點的一些技術。
解決方案行銷經理 Andrea McCabe 說：「行動應用也變得更加普遍，允許訪客的遠端管理和預先註冊，以進一步簡化註冊過程。」「我們還看到，雲端系統因其可擴充性和易於整合，而越來越受到青睞， 但這只是開始。鑑於該領域的快速發展，較新的發展可能會繼續對該產品部門產生重大影響。」
對稱客人
AMAG Technology 的 Symmetry GUEST 在 PC、平板電腦或智慧手機上執行，可以隨時隨地輕鬆管理資料。它還預裝了三種資訊 Kiosk 樣式。它可作為網路託管的 SaaS，或本地解決方案提供，以滿足任何業務需求。在拜訪前傳送電子郵件，讓他們感到賓至如歸。員工使用 Outlook 或 Gmail 預先註冊訪客。訪客會收到一封歡迎電子郵件，其中可能包括旅行或到達說明、地圖、停車或其他相關資訊。提前提供資訊可，提供出色的訪客體驗。抵達後，訪客可以使用傳送到訪客智慧手機的二維碼，或條碼進入對稱客人 Kiosk。當訪客到達時，主機員工會透過電子郵件或簡訊通知他們，並可以問候他們。簡化流程意味著更少的等待時間和更快樂的訪客。
紐約州亨廷頓 Honeywell Security 的應用工程師負責人 Greg Tomasko 指出，終端使用者在登記客人時，面臨另一個問題。「這對訪客來說有點困難，因為組織無法控制他們將攜帶什麼設備上桌。無論是 Android、iPhone、iPad，還是 1997 年他們在家中用 iMac 列印的一張紙，你永遠不知道訪客會發生什麼，而且你無法控制，」他說。「我們不應該這樣做。因此，我們必須使其開放並可擴充的，以適應建築物中即將出現的任何情況。」
MacIntosh 補充說：「儲存過去訪客的資訊，也可以加快重複訪客的過程，臉部辨識技術可以幫助接待員，快速找到他們的記錄。自我註冊資訊 kiosk，是限制訪客與接待員共度時間的另一種選擇。基於時間、位置或使用者操作的自動 check-in 或 check-out，也可以幫助訪客快速到達目的地，而無需在大廳停留。」
給經銷商和整合商的建議
安全經銷商和整合商如何最好地利用，這種興趣和技術的融合，為客戶提供最佳的訪客管理解決方案？
印第安納波利斯 dormakaba 多戶住房解決方案助理副總裁鮑比·韋弗說：「與能夠從頭到尾支援訪客管理的供應商合作。」「這意味著供應商既擁有所需的產品組合，也擁有成功佈署的產品流程。
Welliver 繼續說：「確定安裝和啟動訪客管理的所有成本。」「需要什麼基礎設施？需要什麼樣的證件/許可證？今天需要訪問者管理解決方案中的哪些選項，現在是否有任何其他事情可以促進，以提供更簡單的升級路徑？在分階段專案上工作時，這可能特別有益。」
Welliver 補充說：「前瞻性的訪客管理解決方案，選擇具有可擴充性的產品，以滿足物業不斷變化的需求。這管理產品解決方案，並有助於避免隱藏或完全不必要的成本。」
為了有效地銷售訪客管理平台，解決方案行銷經理 Andrea McCabe 建議，從全面瞭解每個客戶的具體需求開始，這在合規性、安全性和營運挑戰方面，這在各個行業之間可能存在顯著差異。「強調透過平台加強安全協議、最大限度地減少勞動力支出，和提高營運效率的能力，為投資報酬辯護。鑑於疫情後不斷變化的工作場所動態，強調非接觸式檢查和健康篩查等關鍵功能。
McCabe 繼續說：「此外，強調平台與現有系統的無縫整合能力，這些系統可以作為當前專案的擴充。」「請記住，訪問者管理的應用案例不是靜態的；它們會隨著時間的推移而演變和變化，通常源於可以進一步最佳化系統功能的創新想法。」
AMAG Technology 的 Matthew MacIntosh 補充說：「重要的是要記住，訪客管理對組織業務的各個方面都有益。它不僅透過收集未知訪客進入大樓的資訊來增強安全性，還可以透過創造積極的大堂體驗，來改善客戶體驗。此外，它確保遵守法律要求，並根據訪問者的類型，保持最新的法律檔案。最後，它為建築利用率提供了寶貴的洞察力，使組織能夠相應地配備人員。」
HID Easy lobby
EasyLobby 專為希望從紙質留言簿或電子表格，轉移到本地訪客管理解決方案的中小型組織而設計。允許客人透過平板電腦自行註冊，自動列印訪客徽章，並通知主人客人的到來，簡化了訪客體驗。
多馬卡巴住宅訪客管理
dormakaba 的住宅訪客管理是一個PIN 碼、RFID 發射器和行動金鑰解決方案，為住宅提供客人和服務提供商進入時所需的靈活性。該解決方案為物業經理，提供了他們所需的控制權，並為住宅提供了他們所需的靈活性。
人工智慧（AI）是任何行業，最近最熟悉的先進科技之一。雖然人工智慧已經進入這個市場，但它是如何被利用的？MacIntosh 說：「一個例子是臉部辨識技術的進步，它使辦理入住手續的過程更順利、更具效率。」「此外，分析工具為組織提供了，關於其建築如何利用的寶貴見解，例如哪些樓層或部門的人流量最大，以及何時最繁忙。這些資訊使他們能夠做出，明智的人員配置決定。」
收集資料
無論是瞭解人流、設施利用、接觸追蹤，還是協議、檔案和合規性，資料收集都是訪問者管理的寶貴組成部分。事實上，McCabe 說：「資料收集是訪客管理的基本組成部分，先進科技的目的在提高這一過程的精確性和效率。
McCabe 繼續說：「例如，數位登入表已經取代了傳統的紙質日誌，為組織資料庫提供即時資料輸入。」「配備 RFID 和 NFC 技術的智慧徽章，可以即時追蹤訪客的移動和互動；而物聯網裝置可以捕捉訪客流量和停留時間等指標。手機 app 還可以直接從訪問者那裡收集其他資料，包括回饋和訪問後調查，以及臉部辨識和生物辨識技術，為模式辨識收集分析資料提供了方法。」
HID 訪客管理器
HID 訪客管理器實現了非接觸式訪客體驗，並作為易於使用的雲端解決方案給人留下了良好的第一印象。訪客管理器允許使用者，以靈活的工作流程和直覺式的體驗歡迎訪客，並減輕員工的管理負擔。它還給人留下了良好的第一印象，並將身份管理從訪客擴展到承包商和供應商。
至於這樣做的好處，MacIntosh 說：「這種整合可以提供與員工類似的建築利用率資訊，和回訪者模式。這些見解可以幫助辨識訪客帶來的潛在風險，並更好地瞭解公司資源和財產的利用情況。
MacIntosh 繼續說：「在考慮資料收集時，重要的是要認識到，它包含的不僅僅是個人資訊。」「它還包括檔案和問卷。此類資料收集既可以作為回饋的來源，也可以作為合規性工具。此外，政策管理使組織能夠確認訪問者，已閱讀並同意政策，並簽署了任何必要的法律檔案，如豁免或保密協議。」
限制拜訪
雖然一個組織可以使用掃描器和徽章，來限制訪客拜訪 —— 或者實際上可以透過大樓來陪同其訪客 —— 但人工智慧已經證明，它可以在辨識可疑行為方面提供額外的幫助。McCabe 說：「人工智慧和機器學習演算法，正被用來辨識可疑活動，同時與智慧攝影機和徽章等物聯網裝置整合，可以實現即時監控和資料收集。」「先進的演算法，在監控訪問者行為，以辨識任何可疑活動方面發揮著關鍵作用。」
acre 的 TDS 訪客
來自 acre security 的 TDS 訪問者管理解決方案，現在推薦谷歌瀏覽器企業。它被選中是為了幫助企業進一步最大化其谷歌企業投資。TDS 訪問者管理解決方案與 Google ChromeOS 的佈署無縫整合，使組織能夠加強其安全合規性措施，同時提高註冊、check-in 和 check-out 等訪客管理流程的效率。TDS 訪客管理還為企業提供最新的 Chrome 企業功能，確保訪問者和員工都能獲得直覺式和使用者友好的體驗。谷歌瀏覽器的企業推薦計劃是一項獨特的措施，目的在幫助企業發現提高網路和雲效能的技術。
然而，一些專家告誡在實施人工智慧時不要更換人的因素。Tomasko 說：「[你]必須對大型語言模型和人類智慧的替換稍加小心，因為一旦你有一個自主專案存在，你永遠無法百分之百地確定，人與數位互動將如何進行。」
Bravo 說：「一些公司期望人工智慧最終在沒有人的情況下管理訪客，但理想的解決方案是公司和員工的延伸；訪客可以是重要的客戶，他們希望在增強安全性的同時提供最佳體驗。人工智慧可以幫助預測流量，提供分析等，但拜訪應該與一個人聯絡起來，並且應該有那種人的感覺。」
HID SAFE 智慧患者訪客管理
HID SAFE 智慧患者訪客管理（IPVM）解決方案，允許組織改善訪客和患者體驗，保護敏感區域，並為你的員工和社群創造康復環境。它透過自助服務工具（如 check-in/check-out Kiosk 和住院病人、門診病人和訪客的入口網站）提高了報到櫃檯效率和訪客體驗。它還遵守疾控中心、地方衛生部門、聯合委員會和 HIPAA 的規則和條例，並制訂標準政策和報告，簡化審核。它透過監視列表通知、靈活的探視政策，以及預防和反應能力來改善工作場所安全。
訪客管理的價值
Tomasko 表示，訪客管理是最終用戶規模中，尚未開發的最大追加銷售選項之一。但為什麼它這麼未開發呢？「第一，你必須克服無所作為的成本，」托馬斯科說。 「我可以跑到 Staples，在兩分鐘內拿到一支筆和一個記事本，並擁有一個訪客管理系統。」
這樣做 —— 完全依靠日誌系統 —— 就是低估了當今訪客管理產品的附加值。對於訪客來說，順利無縫的入住和篩選過程，可以給人留下良好的第一印象。直覺式的解決方案還可以改善訪客聯絡點的體驗。Bravo 說：「訪客管理超越了櫃檯應用，該解決方案提高了客戶滿意度、安全性和合規性。」「提供一個簡單的平板電腦登記工具是不夠的。訪問者管理解決方案應該能夠管理資料，與其他內部系統整合，提供警報和報告。」
Bravo 繼續說：「我們經常看到一個管理設施流量的簡單應用，它不能提供觀察列表交叉參考、預註冊、報告、緊急警報或廣播訊息，或者完全獨立。這些不會幫助你增強安全性或支援合規性。是時候提供一個能夠管理當今需求和期望的真正解決方案了。」
這是一種專家一次又一次的回響。McCabe 說：「一個強大的訪客管理系統除了單純的資料收集外，還提供了許多優勢，透過精簡、專業的互動來增強公司聲譽。」「它透過提供可以在審核或法律訴訟期間，使用的精確記錄，進一步幫助滿足法律要求。瞭解訪問者模式，還有助於更明智地分配資源，從而提高整個組織的成本效益。」
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