打造智慧辦公室
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| 不只是縮時，還有粉塵、噪音、位移偵測 |
什麼是智慧辦公室？最基本的是，智慧辦公室使用技術，來提高效率和生產力。這可能需要從整合應用和配件，以實現更符合人體工程學的工作環境，到利用人工智慧自動化和物聯網網路安全，來技術升級辦公室的一切。
根據公司希望實現的目標，智慧辦公室可以僅限於會議室和辦公桌，但智慧辦公功能也可以延伸到建築物的供暖、通風和冷氣機系統，以最佳化永續能源使用。
- 1. 智慧辦公室的好處
- 1.1 提高員工生產力
- 1.2 員工留用率提高
- 1.3 降低能源成本
- 1.4 改善工人的健康和衛生
- 1.5 提高資料安全性
- 2. 10 個必備的智慧辦公功能
- 2.1 協作工具
- 2.2 智慧暖通冷氣機
- 2.3 智慧辦公配件
- 2.4 智慧工作場所應用
- 2.5 物聯網安全解決方案
- 2.6 預防新冠肺炎的智慧技術
- 2.7 主動維護不同的系統
- 2.8 將人工智慧用於管理任務
- 2.9 靈活的工作場所
- 2.10 智慧能源使用
- 3. 常見問題
1. 智慧辦公室的好處
不同的智慧辦公室理念，可以應用於解決不同的工作場所挑戰。如果你正在尋找更新辦公室的原因，請考慮將工作場所帶入 21 世紀的這五個關鍵好處。
1.1 提高員工生產力
智慧辦公應用，可以減少員工通常花在管理任務上的時間，讓他們專注於他們的核心職責，或他們最喜歡的部分工作。智慧辦公概念指出，存在許多軟體可以使協作更容易，如 Zoom 或 Slack，從而實現更高效率的團隊動態，並實現混合或遠端工作。此外，可以安裝感測器和軟體，來追蹤員工最常用的資源，這可以降低營運成本。
1.2 員工留用率提高
目前，員工留用是公司嚴重關切的問題，特別是當一些研究顯示，多達 31% 的人在工作中，承受極高的壓力時。避免辭職的一種方法，是確保工作場所儘可能舒適，利用休閒室和現代傢俱等智慧辦公功能，包括站立式辦公桌和睡覺吊艙。衛生的環境、光線充足的工作空間，和充足的通風，都可能鼓勵寶貴的熟練員工留下來。
1.3 降低能源成本
從環境角度來看，智慧辦公系統可以幫助公司減少碳足跡，並提高能源效率。這可以透過自動化溫度控制等，智慧辦公工具來實現，這些工具可以改裝到現有系統中，或者使用更好的建築材料。像這樣的措施，很好地反映了公司對 ESG 的奉獻精神，也與提高員工留用率有關 —— 在一項調查中，超過 50% 的受訪者表示，在選擇為哪家公司工作時，永續性是一個重要因素。
1.4 改善工人的健康和衛生
隨著我們繼續從新冠肺炎高峰期中恢復過來，健康和衛生從未在議程上排名靠前。智慧辦公裝置可以幫助辦公室經理掌握清潔時間表，並為常見裝置提供無接觸式解決方案：智慧裝置可以配置為允許進入建築物，甚至操作咖啡機，所有這些都無需直接的實體互動。更先進的系統，實際上可以調整照明水準，以創造自然光的印象，而紅外線感測器可以評估辦公室的特定區域，是否看到更大的人流量，因此需要更頻繁地清潔。
1.5 提高資料安全性
今天，在網路安全方面，公司正在不斷進行戰鬥，資料被駭客入侵和勒索軟體的威脅，變得越來越普遍。根據 IT 貿易組織 CompTIA 的資料，在疫情期間，勒索軟體攻擊成長了 40% 以上。智慧辦公室可以透過最先進的軟體，降低失去員工資料和公司機密資訊的控制風險。
2. 10 個必備的智慧辦公功能
知道從哪裡開始智慧辦公室升級似乎令人生畏，但智慧辦公室的實施不必複雜。以下是 10 個必備的智慧辦公功能，作為工作場所現代化的一部分。
2.1 協作工具
協作工具對生產力和員工留用很有用，有助於團隊更密切、更有凝聚力地工作。今天最常用的一些是微軟團隊、Skype 和 Zoom 等視訊通訊軟體，但它們也可以擴充到網路的編輯程式，如谷歌文件。像 Miro 這樣的虛擬白板，可以為公司的智慧辦公應用套件，新增視覺化元素，而像 Monday 這樣的專案管理軟體，則幫助需要掌握工作流程的團隊。
2.2 智慧暖通冷氣機 Smart HVAC
暖通冷氣機解決方案是供暖、通風和冷氣機的首字母縮寫(HVAC，heating, ventilation and air-conditioning)，一直是工作場所的一部分。然而，由於物聯網（IoT），溫度控制變得更加複雜，將硬體與無線技術連線起來，根據季節、時間和天氣預報實現最佳化、自動化的辦公室供暖或製冷。如果你需要手動調整任何東西，這些系統也可以連線到電腦、平板電腦和智慧手機。
2.3 智慧辦公配件
打擊久坐生活方式的站立式辦公桌，已經存在了一段時間，但現代智慧辦公桌允許員工全天調整辦公桌的高度，只需按一下按鈕即可儲存他們的喜好。雖然現在看到帶 USB 充電點的桌子相當常見，但許多桌子也包含無線充電板。其他智慧辦公配件案例，包括可容納無線鍵盤和滑鼠的無線充電桌墊，以及具有藍牙連線的手機，以消除所有凌亂的電線。
2.4 智慧工作場所應用 APPs
如今，即使在工作場所，也有一個適合一切的應用。在最基本的層面上，智慧辦公應用 APPs，可以讓員工更無縫地預訂會議室，並在沒有指定座位的辦公室預訂辦公桌，從而使員工的生活更輕鬆。透過提供與智慧手機相關的訪問控制解決方案，來消除老式遙控鑰匙的必要性是環保和方便的，你還可以使用工作場所應用 APPs，來鼓勵有運動挑戰的團隊之間進行善意的競爭，以改善身體健康。
2.5 物聯網安全解決方案
雖然物聯網有很多好處，但它也構成了獨特的安全威脅。幸運的是，今天市場上有很多智慧辦公工具來解決這些問題。風險評估工具、端點安全（如防病毒程式）、資料加密協議和雙重身份驗證，都是可用的智慧辦公解決方案。這些可以幫助保護公司和員工資料，並防止惡意軟體安裝在電腦、筆記型電腦和智慧手機上。
2.6 預防新冠肺炎的智慧技術
新冠肺炎讓我們所有人，都對透過日常物品傳播細菌和病毒，是多麼容易有獨特的認識。智慧技術，如無觸控咖啡機、無接觸式自動售貨機和消毒站，可以幫助降低感染風險，讓員工安心。將自動門與門禁解決方案相結合，打造無縫、技術化的工作場所，以實現你的智慧辦公概念設計。
2.7 主動維護不同的系統
與其等待事情發生故障，不如確保你有流程來監控辦公室的不同系統。這可能涉及安裝感測器，來追蹤暖通冷氣機系統的潛在故障，或進行自動備份程式。擁有內部服務檯意味著有一個專門的團隊，來處理出現的任何問題。
2.8 將人工智慧用於管理任務
無論貴公司做什麼，市場上都會有針對性的軟體，來幫助自動化管理任務。這可能意味著資料分析、發票生成、時事通訊建立，或客戶關係管理。無論如何，這些人工智慧軟體，將消除員工陷入重複管理的必要性，使他們能夠完成更重要和有趣的任務。歸根究底，這將有利於生產力和工作滿意度。
2.9 靈活的工作場所
從丹麥人那裡汲取靈感，創造一個充滿衛生的房間。為員工在休息時，提供一個放鬆的空間對健康有好處，可以提高員工的留用率。這些空間可以採取多種形式，從裝滿書籍的閱覽室，到帶沙發和足球桌的休息室。從谷歌的書中取出一頁，安裝吊床或睡眠艙，這樣員工白天就可以閉上眼睛 —— 國家睡眠基金會的一項研究發現，40 分鐘的午睡將生產力提高了 34%。
2.10 智慧能源使用
透過儘可能提高能源使用量來幫助環境，從而減少碳足跡。雖然最初要評估的是整體建築絕緣，包括確保熱量不會因品質差的窗戶而流失，但智慧辦公應用 APPs，可以追蹤用電情況，以幫助你確定可以改進的區域。在購買公共智慧辦公裝置時，請考慮效率評級，並在整個建築內安裝節能燈。你甚至可以透過購買經過認證的環保肥皂，和其他清潔產品，來進一步提高辦公室的永續性。
3. 常見問題
- 從傳統辦公室轉換到智慧辦公室的步驟是什麼？
雖然你可能想實施上述所有智慧辦公理念，但最好評估哪些想法，對你的公司最為重要。這將幫助你確定流程的優先順序，而不是試圖同時更改所有內容。
測量可用空間 —— 擁有 20 間休閒室可能看起來是一個好主意，但平面圖可能不允許這種奢侈。還有一個一直重要的預算考慮因素：有多少錢可用於你的智慧辦公室轉型，以及你的智慧辦公室升級，最昂貴的方面可能是什麼？例如，物聯網安全解決方案，可能比站立式辦公桌更重要。
- 最好的智慧辦公室想法是什麼？
一些最好的智慧辦公想法，包括重複任務的自動化，和安裝站立式辦公桌等智慧辦公傢俱。
最後。
如果你正在考慮使用人流量分析（交通線分析）解決方案，或想要更詳細的解釋，請隨時與我們聯絡。
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