數位化轉型：從資訊管理開始
資訊管理很複雜，但作為經理，你需要了解其在當今時代的本質，原因有很多。
這似乎是一項艱鉅的挑戰。理解資訊管理 —— 從輸入、分類和實際管理（業務流程管理、記錄管理、內容管理、協作等）到資訊的儲存和輸出。幸運的是，我們真正需要知道的是，如何以整體方式掌握資訊價值鏈，並從一開始就牢記業務目標和最終目的。
資訊管理（以及在本指南的上下文中，企業資訊管理或 EIM）是複雜的，並且由於許多原因似乎勢不可擋。涉及的任務、資訊來源、問題、關鍵聯繫和流程非常多。有很多系統和利益相關者，經常使用自己的系統來儲存、捕獲和共享重要數據。有很多優先事項和演變。後端和前台之間存在斷開連接。最後但並非最不重要的一點是，資訊和數據如此之多，非結構化數據越來越多，大數據、小數據、快速數據、無處不在的數據 —— 它以驚人的速度不斷成長。
對於試圖弄清楚資訊，如何幫助他們解決緊迫挑戰、使業務運行更順暢、滿足員工和客戶的需求，更不用說找到產生業務價值的新方法的企業高管來說，資訊管理就像火箭科學一樣。好消息：你的使命是創造意識、文化和條件，以捕獲、提取，和利用你的業務和生態系統資訊中的價值。正如我們在企業資訊管理中努力採用的那樣，整體資訊管理方法有助於解決資訊難題的各個部分及其所有部分 —— 從企業內容管理到數據管理和分析、行動和（連接的）結果。
對卓越資訊管理的需求
（企業）資訊管理的複雜性，往往成為一個問題。對於那些並不總是將本質視為資訊管理的高管來說，一個大問題往往是在組織的「業務」部分之外，以及在企業內容管理等孤島中處理。即使我們像許多人一樣了解它的重要性，但看到資訊（管理）的重要性，並不等同於事實上的攫取利益。
此外，作為高階管理者，我們已經有很多事情要做。好像我們必須對我們的流程和業務進行數位化轉型，應對日益激烈的競爭和經濟挑戰，響應不斷變化的客戶和工人的需求，並且必須滿足短期、中期和長期的需求，這似乎還不夠。術語業務目標，我們現在還需要了解，這種複雜的端到端資訊管理問題的本質，甚至它如何在 CX 等領域發揮作用（客戶體驗）優化和創新。情況變得更糟：了解如何理解所有這些資訊、轉向更智慧的資訊管理方法，以及在內容和內容管理方面變得聰明甚至還不夠。數據不亞於一種核心資產，而資訊正迅速成為一種非常有形，甚至具有破壞性的資產。
競爭對手現在正在蠶食收入或準備破壞我們的業務/行業，因為他們更善於理解和使用資訊。
因為他們了解數位化轉型是，關於 1)資訊、2) 人員、3) 體驗、4) 速度/時間、5) 便利性、6) 流程/自動化和 7) 互連/協作。
看資訊和資訊管理的大局
我們不僅需要掌握資訊管理，我們還必須實現卓越的資訊管理並「激活」我們的資訊，將其用於工作，釋放其中的價值。
幸運的是，我們不必立即理解或掌握所有內容。首先要知道你需要知道什麼，你的客戶、員工、合作夥伴和經理希望你知道什麼，並從整體角度看待資訊管理，並且一定距離可以幫助你解決作為高管所面臨的許多其他挑戰。
為此，重要的是要集中注意力，提出正確的問題並恢復觀點，同時要更聰明，同時對挑戰、優先事項和實現它們的方法更「簡單」。你無需了解文檔掃描儀的操作方式。你不需要了解 Hadoop。忘記物聯網背後的標準和技術。事實上，你根本不需要了解任何技術。你只需要了解資訊管理各個方面的基本問題、答案和演變，以及資訊在你的業務中扮演和將扮演的角色。
資訊管理涉及資訊，和資訊密集型流程的辨識、優化、保管和連接，以創新、獲得競爭優勢、產生業務和客戶價值，並在資訊是核心業務資產，和經濟商品的時代蓬勃發展
你需要看到大局，並擁有合適的人員和合作夥伴來幫助你看到它，最重要的是兌現你承諾的行動。記住一句好話，重要的不是技術（也不是資訊管理細節），而是你能用它做什麼。最重要的是：你的客戶、員工、合作夥伴和其他利益相關者想用它做什麼。
企業資訊化管理：資訊的整體現實人員、流程、技術：有目的的資訊管理
在深入探討資訊對你的業務及其未來的作用（這幾乎不是戲劇化的）以及資訊卓越的各種要素之前，重要的是要認識到資訊管理只有在其傳統的人員、流程和工具/技術是正確的。
過分關注技術而對人員和流程不夠關注是致命的。簡而言之，它是關於人（工人、客戶……），透過連接的流程獲得知識和行動的支持，使用適當的技術共同努力實現目標，並考慮到最終目標（目的）和中間目標的資訊生命週期推動，決定何時何地需要哪些資訊，使用哪些系統和流程以達到何種目的。
什麼是資訊管理？這取決於你以某種方式詢問誰，因為資訊管理和企業內容管理，通常可以互換使用（更多關於差異），而企業資訊管理又不是「傳統」資訊管理。
你可能知道，在資訊管理專業人員中， AIIM（全球資訊專業人員社區）從下面的企業內容管理角度，對資訊管理和 ECM 現實，進行了著名的說明（再次請注意，資訊管理和企業內容管理是不一樣）。
查看所有這些元素，以及它們背後的許多任務和問題。數據需要準確，安全問題，存在法律挑戰，你需要將捕獲的資訊轉化為知識和成果，你需要連接數據和資訊孤島，有許多系統和流程，資訊需要在很多地方都可用，治理事項，輸入輸出管道、來源和場景的數量和種類巨大等。
這個插圖已經流傳了很長一段時間。它是在任何人談論物聯網、社交業務，或向算法經濟的演變之前製作的。它甚至在我們談論資訊，在客戶體驗管理、數位化轉型或新工作方式中的關鍵作用，之前就已經完成了。它甚至沒有考慮跨不同業務部門和職能的資訊流。想像一下。複雜性無處不在。或者看起來是這樣。
為什麼資訊管理對管理層和董事會很重要
作為經理或業務主管，你為什麼會關心？對於資訊專業人員、IT 經理和 CIO、首席數據官或技術人員來說，這一切不都是這樣嗎？好吧，它不是。它從來沒有真正存在過，但現在它肯定不再存在了。
首先，你不能將資訊本身，以及管理和組織資訊的方式，留在董事會之外（包括對其的保護，也稱為「安全性」）。
資訊不僅是組織的命脈，也是人類互動和流程的粘合劑：它是關鍵的商業資產，甚至是當今和未來經濟中的經濟商品。正如 Gartner 所說，這種經濟以真正的資訊復興為特徵。
定義和重新定義資訊管理：一個視角問題
資訊管理可以像維基百科那樣，從資訊的角度來定義。引用：
「資訊管理 (IM) 涉及組織活動的循環：從一個或多個來源獲取資訊、保管並將該資訊分發給需要它的人，以及透過歸檔或刪除對其進行最終處置」。
換句話說：維基百科進一步闡述的資訊生命週期，以及其中涉及的過程、活動和利益相關者。
然而，這裡有一個替代定義，它為我們需要如何思考它定下了基調：
「資訊管理涉及辨識、優化、保管和連接資訊和資訊密集型流程，以進行創新、獲得競爭優勢、產生業務和客戶價值，並在資訊是核心業務資產的時代蓬勃發展/生存，沒有它就無法實現任何業務目標和經濟利益」
。
看到不同？後一種定義更符合企業資訊管理的優先級和目標。
資訊價值鏈：以資訊為中心實現競爭優勢
回到為什麼資訊管理，對管理層和董事會很重要的原因。在介紹中，我們談到了掌握資訊價值鏈，作為商業成功的條件的必要性。我們的意思是什麼，為什麼它很重要？
研究公司 IDC 在其 2015 年的「資訊數位化轉型成熟度」報告中，乾淨利落敦促組織掌握這一著名的資訊價值鏈 —— 它也必須與眾不同 —— 以獲得競爭優勢。在宣佈這一消息時，IDC 非常明確：「資訊是新數位生態系統的核心」。
然而，隨著非結構化通信和數據，繼續爆炸式成長（物聯網是下一個催化劑），資訊存在於孤島中，我們的企業還沒有準備好，掌握資訊價值鏈和關鍵角色所需的一切，這確實對許多組織構成了挑戰資訊管理和資訊智慧。
儘管如此，從資訊中釋放價值是前進的道路。IDC 估計，到 2020 年，數位世界將達到 44 萬億千兆字節。這不僅是巨大的（比 2013 年增加了十倍），它也是你業務的未來。因為每千兆字節背後都有大量資訊等待潛在（當它具有商業意義時）被解鎖和利用。
儘管 2020 年並不是那麼遙遠，但 IDC 表示，當今的大多數組織仍處於從爆炸性數量的資訊中，提取價值的旅程的開始。是時候擁抱 —— 正如 IDC 所說的 —— 資訊數位化轉型，並有效地將資訊用作「企業數位化轉型的關鍵推動力」。該研究在不同階段著眼於這種資訊數位化轉換或 DX。
IDC 表示，掌握差異化資訊價值鏈的組織，將獲得競爭優勢。我們完全同意。透過資訊管理建立競爭優勢從今天開始。捕獲資訊並將其轉化為價值，幫助組織獲得新數位生態系統的核心 —— 資訊 —— 正確應該是你的使命。目標是改善現有收入來源，並確定新的收入來源。
作為資產的資訊和數據：在宣講與實踐之間
說資訊是關鍵業務資產是一回事（毫無疑問你知道），將其視為另一回事。即使我們意識到資訊和資訊管理的關鍵作用，並強調在調查或面對面討論中被問及資訊的重要性時，我們所宣揚的內容，與我們所實踐的內容之間存在脫節，遠遠超出我們的想像。
首先，你知道你的組織持有哪些資訊嗎？現實情況是，我們通常不會。但即使我們這樣做了，真正的問題是我們是否知道如何從中提取價值，以及我們是否需要技能和工具來做到這一點。這些問題的答案令人失望。如果我們真的將數據視為一種資產，那麼不僅僅是獲取工具和主要技能的時間。
缺乏從資訊中創造商業價值的能力
大多數組織並不認為，他們擅長從資訊中創造商業價值。2014 年底發表在《國際資訊系統與項目管理雜誌》上的研究論文「管理企業資訊：在不斷變化的資訊環境中，滿足績效和一致性目標」清楚地說明了這一點。
該論文涵蓋了有關組織中，企業資訊管理系統狀態的深入調查的結果，不僅研究了 EIM 的驅動因素，而且還研究了組織如何衡量自己的 EIM 能力。
結果顯示，只有 42% 的受訪者認為，他們的組織在利用資訊創造商業價值方面表現出色，或非常出色。你可以在此處查看（打開 PDF）。
以下來自論文的插圖毫無疑問地顯示了，受訪者對他們創造這個價值的能力的看法，以及關於他們的 EIM 能力的其他參數。
來源插圖和數據：國際資訊系統和項目管理雜誌，卷。2，2014年4期，5-36。版權所有 © 2014，SciKA。經 SciKA（科學知識促進和傳播協會）許可授予的轉載權限。
資訊成熟度和能力：感知與現實
根據 Iron Mountain 和 普華永道最近的研究，67% 的歐洲和 75% 的北美商業領袖認為，他們充分利用了自己的資訊。這與前面提到的研究有很大的不同。然而，與此同時，研究發現，只有 4% 的企業，可以從他們持有的資訊中獲取全部價值。
（企業）資訊管理業務感知差距巨大。似乎在掙扎的不僅僅是企業高管。CIO 的思維方式也可以進行一些改變。想想看，根據 Colt 對歐洲 IT 決策者的一項調查，大多數 CIO 在做出決策時更傾向於直覺而不是數據智慧。數據當然不是一切，事實情報也不是。情緒、經驗和背景很重要，在不止一種情況下直覺和個人經驗很重要。但是，當今天的 IT 部門仍然過於孤立，CIO 有一種將個人直覺置於透過數據獲取的情報之上的心態時，我們如何期望組織充分利用他們的數據？
安全差距：數據的價值與我們如何保護它
挑戰的另一個很好的例子是安全性。無論你如何看待它，網路安全的一個主要重點是保護、保護和監控資訊和數據，無論它位於不斷擴大的邊界中的哪個位置。儘管安全並不容易，並且需要一個整體的觀點（就像資訊管理一樣），但將資訊視為關鍵業務資產的組織，將安全置於議程上，並將其轉移到董事會會議室。畢竟：如果數據/資訊是現金、資本、貨幣、資產和你企業的未來，你會盡一切努力保護它並確保保護它，對吧？
數據洩露和資訊被盜或洩露的影響是巨大的。只要看看最近發生的任何重大網路攻擊，看看它給公司造成的損失。這不僅僅是直接成本和資訊盜竊問題。它還關乎信任、無形資本、聲譽和信譽，隨你怎麼說。
「壞人」非常了解資訊和數據的價值。這就是為什麼他們在嘗試得到它時變得越來越老練和聰明。以及為什麼安全事件的數量不斷增加。根據普華永道 2015 年全球資訊安全狀況® 調查，檢測到的安全事件比 2014 年增加了 38%。硬知識產權盜竊增加了 56%。
你可能會感到驚訝，但實際上在某種程度上這是個好消息，特別是因為許多公司已將資訊安全預算提高了 24%，並且在 2014 年至 2015 年期間安全事件造成的財務損失減少了（準確地說是 5%）。因此，組織似乎意識到採取必要措施的重要性，並使用大數據分析等「新技術」
來解決這些問題（2016 年全球資訊安全狀況®調查概覽頁面上的更多數據）。與 2014 年攻擊次數上升至 4820 萬次時相比，情況要好得多。換個角度來看：每天發生超過 117,000 起事件，比 2013 年成長了 48%（與前幾年相比，看看那些箭頭向上）。
壞消息：即使 2015 年看起來比 2014 年更樂觀，情況也不會（好得多）。資訊作為資產和經濟商品變得更加重要，駭客和攻擊者正在追隨其價值。此外，一個備受爭議的問題是，將產生更多資訊和數據的許多演變，包括物聯網空間中的許多應用，需要更多的關注。
在實踐中，我們看到組織中的安全位置並不總是應有的位置，很少有組織真正擁有可靠的安全策略，從員工的教育和意識以及良好的舊網路安全到即時安全風險分析或道德駭客，僅舉幾例。
儘管在 2015 年取得了所有明顯的進步，但 42% 的（大型）組織沒有普華永道發現的整體資訊安全策略/方法。此外，只有 53% 有員工培訓和意識計劃，只有 49% 進行威脅評估。這意味著許多組織還沒有準備好。
讓我們在這裡找到一個對資訊管理特別有趣的發現：員工培訓和意識部分。然後想想數據和資訊如何在後消費時代以及個人內容儲存庫、文件同步和共享工具被你的員工廣泛採用、影子 IT 無處不在，以及（對行動訪問/捕獲/可用性等的需求）的世界中傳播，正在推動資訊管理的發展。
換句話說：即使我們認識到資訊是一種資產，即使我們知道需要對其進行相應的保護，我們也常常低估了資訊的真正重要性，並且仍然沒有採取超出應得的所有安全措施.
智慧資訊管理：從記錄到參與和洞察
資訊管理正變得越來越智慧，因此我們越來越多地聽說智慧資訊管理。這是否意味著資訊管理以前是愚蠢的？一點也不。
智慧資訊管理 (IIM)傳統上被定義為「一組流程和底層技術解決方案，使組織能夠理解、組織和管理所有類型的數據」。關鍵詞：流程、技術、數據、管理和理解。
理解關乎智慧。但還有更多。智慧資訊管理是關於知識，更具體地說，是關於參與的知識。「智慧」部分有幾個含義，我們提到了其中最重要的兩個。
資訊管理走向認知和人工智慧
智慧資訊管理是關於內容分析、上下文、語義理解、所謂的智慧流程應用、自動解釋、認知系統、與資訊流的智慧連接、智慧文檔辨識、算法 —— 實際上是人工智慧（組織的唯一途徑）可以處理，更不用說從大數據和小數據中提取意義和價值了）。
資訊管理進入可操作的參與和上下文
第二個含義，除了以資訊被辨識、理解和付諸行動的方式進行的所有情報之外，與資訊管理對結果的關注轉移有關。這與從所謂的記錄系統到參與系統的演變有關，而智慧又來了，越來越多的洞察系統。
從管理記錄和資訊到流程，再到結果，再到基於智慧和洞察力的行動的轉變，以及從人工和人工干預到基於上下文、意義、分析和觸發因素的人工決策，和創造力的轉變，在人類和業務需求的功能方面，更加自動化和智慧的流程和系統。
智慧資訊管理使組織，能夠專注於最重要的事情。當文檔和數據被轉換、理解、豐富並與業務流程、人員和業務功能聯繫起來時，它們就變成了資訊，然後變成了智慧或知識，這些業務流程、人員和業務功能，都需要智慧並牢記明確的可操作目標。智慧技術使其比以往任何時候，都更具情境性、價值和……智慧。
數位化轉型以及資訊如何成為新經濟的中心
隨著數位化轉型，成為成長和創新策略的中心，資訊的作用以及理解資訊，並將其付諸行動的能力，在 IDC 2016 年的預測中無處不在。
研究公司強調，要在數位化轉型中取得成功，組織需要有效地利用資訊作為「企業數位化轉型的關鍵推動力」 。這似乎是世界上最明顯的事情。然而，對於許多組織來說，這仍然很難實現。
如果數位化轉型將成為企業策略的核心，那麼肯定值得深入研究資訊（管理）在轉型中的作用和現實。
- 2016 年，65% 的大型組織將致力於成為資訊化組織。 為什麼？因為我們了解資訊在轉型、客戶體驗、創新中的關鍵作用，應有盡有。但是，如上所述，承諾和能力之間存在很大差異。
- IDC 聲稱，組織的重點將轉向無形資本 —— 將人、關係和資訊視為連接器。想想創新能力、數據、客戶體驗、速度和敏捷性、擴展能力 —— 在快速變化和加速的生態系統中取得成功所需的一切。
- 根據 IDC 的數據，到 2020 年，60% 的 G2000 企業將透過將許多流程 從基於人工的交付到基於軟體的交付進行數位化轉型，從而將生產力提高一倍。看到數位資訊的作用並使用認知運算來理解它，顯然需要數位資訊來推動這種轉變？
利用數據和資訊不再只是數位化轉型的推動力；它是數位化轉型經濟的核心。
對資訊管理更具策略性
我們需要在資訊管理，以及與數據有關的一切方面更具策略性，以確保我們取得成功。我們在「宣傳與實踐」部分提到的差距，以及資訊在數位化轉型演變中的關鍵作用也需要我們。
現在是我們開始徹底研究，如何確保在最有價值的地方捕獲、處理和路由正確數據的時候了。並了解資訊的位置、傳播方式以及如何將其與業務成果聯繫起來。
透過對這一切保持策略性，並著眼於業務現實和優先事項，我們可以確保我們不屬於研究發現的，未能達到數據控制最佳實踐標準的三分之二的企業，屬於許多公司正如另一項研究報告的那樣，這浪費了大量無用的數據，最終導致大多數人無法像 Forrester 所說的那樣在數位化轉型中取得成功。
一長串數據和案例表明，仍有多少企業仍然無法釋放重要數據中的價值，更不用說能夠妥善管理它了，在現實中，首席數據官正獲得越來越多的關注。但如果沒有文化和策略轉變，單靠 CDO 是做不到的。
策略從業務和客戶成果開始
無論你需要文檔捕獲解決方案、企業內容管理系統，還是任何其他文檔自動化或資訊管理解決方案：推動選擇滿足你需求的最佳答案的關鍵標準，是你個人的業務優先級。
這些業務優先級本質上是由收入/成本/利潤、你的業務環境，以及越來越多的使用者和客戶（體驗）定義的。雖然這在實踐中似乎很明顯，但事實並非如此。AIIM 的 Atle Sjekkeland 建議組織在尋求 ECM 解決方案來應對挑戰時，要更加簡單和聰明。Atle 說，我們應該開始放棄「舊原則」，例如在解決方案上線之前，就擁有幾乎過時的 300 頁需求文檔。
簡單意味著讓用戶更容易，但也關注本質，核心驅動程序。智慧意味著了解並關注我們尋求與我們的資訊管理合作夥伴和解決方案一起解決的業務挑戰。
以最終目標為驅動力回歸源頭
首席資訊官和資訊經理有機會。他們有責任從價值和未來成長的角度，認真重新考慮整個資訊管理鏈來抓住它。
但是他們現在需要採取行動，因為工作還遠未完成，首先是讓紙（工作）走開，查看價值所在並捕獲重要的數據，以便透過加快從數據到洞察力和行動的路線。
在這方面，這裡引用了 AIIM 最近的「無紙化進展：衡量結果」行業觀察論文：「即使在那些已經改變了他們的後台流程的人中，仍有很多工作要做，以捕捉多通路客戶溝通和統一前台響應」。
確實又是差距。正如我們存在客戶體驗差距一樣，上述資訊和數據成熟度差距以及 AIIM 論文提醒我們的脫節系統、部門和流程中的差距。讓我們關閉它們並對其進行策略處理，從減少紙張和提高數位化速度的任務開始。
策略和優先考慮數據和資訊：為什麼、什麼和在哪裡
所以，是時候從源頭開始了。為了管理數據和資訊，我們顯然需要「它」。雖然很容易關注「那裡」
以及我們經常斷開的儲存庫和參與系統中的所有數據和資訊，但核心問題是我們需要哪些資訊，才能實現我們的所有目標，並在最廣泛的範圍內優化我們的業務感覺。隨著我們不斷擴展此「指南」，我們將盡快討論這個主題。
為什麼和什麼總是第一位的。這是所有高管都在說的語言：我們想要實現什麼目標以及我們為什麼需要哪些資訊。接下來是 WHERE 和 HOW。
文檔、數據和資訊可以透過幾種主要方式進入組織（前面描述的 AIIM 模型的「輸入」端）。除了這些資訊之外，顯然還有很多我們已經掌握的資訊。在這種情況下，問題也變成了我們可以利用什麼，以及如何實現業務目標。牢記一句古老的口頭禪
「在正確的時間，在正確的環境中，為正確的人/行動/系統提供正確的資訊等」。
傳統和新的資訊輸入方式：超越郵件。
第一個資訊來源顯然是我們「收到」
並決定捕獲以實現我們的目標的所有資訊：從我們透過郵寄和「大數據」收到的文件，到我們聽取的社會回饋，和透過網路表格或聯絡中心代表。很明顯，來源和格式的種類和數量都呈指數成長。它導致了對捕獲（組織）的不同看法，我們稍後將討論。儘管如此，紙張仍然是這方面的主要挑戰。
連接數據源和提供者：你的未來。
這也是我們稍後將更深入地介紹的內容，因為它對未來至關重要。資訊無處不在，但根據目標，我們並不總是處理實現這些目標所需的資訊。這就是資訊和數據正在成為經濟商品的地方：獲取資訊非常重要。一個典型的例子是行銷：它越來越受數據驅動，企業與外部數據源連接以提高效率。
將紙張數位化並釋放我們「擁有」資訊中的價值。
我們的業務中有大量資訊，但我們經常無法使用它。這有很多潛在的原因：也許我們只是提出了錯誤的問題，並儲存了資訊，而沒有看到它如何幫助我們實現我們的目標，也許資訊處於孤島狀態，也許還有太多的資訊隱藏在紙質文件中需要要數位化，名單還在繼續。兩個例子。當醫院決定將健康記錄 (EHR) 數位化時，它通常不僅僅是想節省空間。它還希望獲得可用於改善醫療保健和患者體驗的資訊。在客戶服務中，當組織想要連接後台（比如收發室和傳統郵件）和前台時，這是因為聯絡中心座席，無法在客戶服務需要的時間和地點訪問這些資訊。
透過分析、交互、設備和人工智慧自動生成的資訊。
最後但同樣重要的是，這當然也是我們將更深入地開發的主題，人工智慧、內容分析、與設備的連接（物聯網，本質上是關於數據、自動化和流程）的使用越來越多，以及自學習和自動化交互系統，自行創建資訊，完全自動化，當然又是按照我們定義的目標。
從文檔捕獲到全通路捕獲 |
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